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Casos de éxito de Microsoft

Soluciones de Microsoft para la Administración


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Sesiones del Gobierno telematizadas:

fin de las tramitaciones en papel


Resumen

País: España.

Sector: Administración Pública.
Perfil del cliente

La Comunidad Foral de Navarra tiene más de 620.000 habitantes
Situación

El Gobierno navarro impulsó un proceso de transformación de la Administración Foral a través de su Plan de Modernización y Reforma Administrativa de la Administración Foral de 2002, orientado a garantizar la satisfacción de las demandas de los ciudadanos y empleados públicos con criterios de accesibilidad, calidad, eficacia y eficiencia.
Solución

En 2007 nace Quórum, que permite el desarrollo telemático de Sesiones del Gobierno del Ejecutivo navarro. Implica acabar con el uso de papel en la toma de decisones del Ejecutivo Foral.
Beneficios

Los usuarios pueden acceder a la misma información en todo momento.

Debates sin límite de tiempo.

Creación de un entorno de trabajo colaborativo.

Sistemas de aviso por correo electrónico para conocer los cambios que se producen en el Gobierno foral.








El proyecto Quórum, pionero entre las Comunidades Autónomas, significa el fin de las tramitaciones en papel en la toma de decisiones del Ejecutivo Foral, un punto de inflexión en la organización, la eficiencia y la seguridad de los acuerdos tomados por el Presidente y los Consejeros.

Jon Smith ebus consultant Britvic








Desde la puesta en marcha del proyecto en mayo de 2007, Quórum ha supuesto un avance significativo en la preparación y tramitación de las Sesiones del Gobierno de Navarra. No sólo por la mejora en la eficiencia, la gestión del tiempo y la seguridad de la documentación, sino por la materialización de un cambio de cultura que implica esta solución de sistemas de información.
Con este proyecto, Navarra ha sido pionera en la celebración de las Sesiones de Gobierno sin papel, gracias a los TabletPC de que disponen el presidente y los consejeros, y a una red inalámbrica WiFi.















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Situación


“Había que realizar

un rediseño de las herramientas, lo que implicaba proceder a

la simplificación del proceso como consecuencia de la implantación del nuevo sistema de información”.

Rafael Zúñiga, de la consultora CyC.




El Gobierno navarro impulsó un proceso de transformación de la Administración Foral a través de su Plan de Modernización y Reforma Administrativa de la Administración Foral de 2002, orientado a garantizar la satisfacción de las demandas de los ciudadanos y empleados públicos con criterios de accesibilidad, calidad, eficacia y eficiencia. Por su parte, el departamento de Presidencia, Justicia e Interior y su Dirección General de Presidencia decidieron sumarse al mismo. Este departamento solicitó un espacio de trabajo unificado que prestase soporte a las tareas de tramitación y gestión de las Sesiones de Gobierno, así como a la labor previa de estudio y preparación de las mismas que lleva a cabo la Comisión de Coordinación de la Administración Foral con periodicidad semanal. Con ello se pretendía evolucionar desde los sistemas de gestión manuales, y reducir y sustituir el papel por un soporte automatizado, seguro y fácil de usar, que garantizara la seguridad y la disponibilidad de la información a todos los implicados.
En julio de 2006, y de la mano de las consultoras CyC (Consultoría y Comunicaciones) y Deloitte, y liderados por la Dirección General para la Sociedad de la Información (DGpSI), se puso en marcha un proyecto para el rediseño y automatización del proceso de tramitación y gestión de las Sesiones de Gobierno. Según Rafael Zúñiga, de la consultora CyC, “además de una reingeniería del proceso, había que realizar un rediseño de las herramientas con las que se trabajaba hasta entonces. Ello implicaba que no se iba a producir una ruptura drástica con la operativa vigente, que se consideró eficiente, sino que se iba a proceder a la simplificación del proceso como consecuencia de la implantación del nuevo sistema de información”. El proyecto se estructuró en varias fases. La primera de ellas se dedicó al análisis detallado del flujo de trabajo del proceso vigente, orientado a identificar puntos de mejora. Este análisis puso de manifiesto la necesidad de mejorar el sistema de información de soporte, que no se consideró adecuado para un proceso que requiere alta seguridad, confidencialidad y flexibilidad.

Solución

Quórum es una aplicación web desarrollada a medida en entorno .Net que permite la centralización de la información.

Otra característica importante de Quórum es la automatización de los tiempos del proceso mediante la gestión del estado de cada Sesión de Gobierno y de cada uno de los asuntos tratados. El proceso está claramente estructurado y delimitado en tiempo y en la audiencia afectada en cada momento. Quórum posee gestión de avisos y alarmas, elaboración automatizada de convocatorias y de actas, Comisión de Coordinación y Sesión de Gobierno y gestión de sesiones históricas, y todo a través de una interfaz sencilla y amigable.
La plataforma Microsoft SharePoint Portal Server es el otro pilar de Quórum. Como asegura José Luis Menéndez Rodríguez, director general de Modernización y Administración electrónica de Navarra, “además de actuar como gestor documental constituye un entorno de trabajo colaborativo que permite prestar servicios de mayor valor añadido a los usuarios, y dota a Quórum de un punto de entrada y de trabajo común para todos los usuarios”. Gracias a SharePoint Portal Server, todo queda enmarcado bajo un mismo escenario, con cuatro áreas principales:

1. La página principal, que es la puerta de entrada a Quórum, presenta secciones con enlaces, avisos y noticias.

2. En segundo lugar, las sesiones de Gobierno, es decir, la propia aplicación web, que se presenta a los usuarios a través del portal.

3. En tercer lugar se encuentran los monográficos, ya que Quórum permite crear reuniones virtuales donde los usuarios pueden trabajar y debatir sobre temas de interés general. Dentro de la sección de monográficos se definieron también una biblioteca para almacenar plantillas y otra para criterios que afecten al proceso de gestión y tramitación de las Sesiones de Gobierno. El objetivo es que con el paso del tiempo los diferentes departamentos logren una estandarización de documentos.

4. Finalmente destaca la administración, otra parte de la aplicación web orientada a parametrizar y administrar el proceso.


“Microsoft SharePoint Portal Server constituye un entorno de trabajo colaborativo que permite crear servicios de mayor valor añadido a los usuarios. Dota a Quórum de un punto de entrada y de trabajo común para todos los usuarios”.

José Luis Menéndez Rodríguez, director general de Modernización y Administración electrónica de Navarra.



Pero, ¿por qué esta apuesta por la tecnología de Microsoft? José Luis Menéndez responde: “La adopción viene dada por el valor añadido que aporta Microsoft SharePoint Portal Server a la solución que se implanta, y por la integración natural en el entorno tecnológico del Gobierno de Navarra. Microsoft SharePoint Portal Server es una solución para la generación automática y sencilla de entornos de colaboración y desarrollos a medida, a través de las herramientas de programación Visual Studio .NET y de intranets corporativas y trabajo colaborativo, que incorpora utilidades de gestión documental. Destaca por la integración de Microsoft Office y Windows Explorer (el usuario puede incorporar o descargar documentos mediante el explorador Windows de su PC), gestión de seguridad y accesos concurrentes y control de versiones”. Las posibilidades de parametrización y desarrollo de SharePoint permitían el escalado de la herramienta para potenciales requisitos emergentes que no fueran soportados por la solución base.

En cuanto a seguridad, el sistema funciona con base en perfiles de usuario. Cada perfil lleva asociados permisos y limitaciones para la información de acceso y acciones a desarrollar. Como señala Zúñiga, “la creación de nuevos perfiles y su configuración son flexibles. Las pantallas que componen el proceso se han diseccionado en pequeñas acciones o derechos. Así los administradores funcionales pueden confeccionar con facilidad roles a la carta ante cualquier necesidad.
Beneficios

 Creación de un sistema que constituye un espacio de trabajo unificado, que proporciona la máxima eficiencia y eficacia. El sistema permite que todos los usuarios accedan a la misma información en todo momento, de tal forma que si alguno realiza alguna modificación, ésta sea recogida e incorporada de inmediato por el sistema, que lleva a cabo su actualización.
 Los espacios abiertos como monográficos, que permiten crear reuniones virtuales, pueden perdurar en el tiempo, a diferencia de los debates en el seno del proceso de una Sesión de Gobierno, que duran una semana.
 La tramitación y gestión de las Sesiones de Gobierno con SharePoint Portal Server permite prestar servicios de mayor valor añadido a los miembros del Gobierno de Navarra y a su Presidente, a través de la constitución de un entorno de trabajo colaborativo que engloba a los miembros del Gobierno de Navarra, a los de la Comisión de Coordinación de la Administración Foral, a la Dirección General de Presidencia y al personal administrativo autorizado
 Cualquier cambio en un expediente queda registrado, y se han definido sistemas de aviso por correo electrónico para que el secretariado de Gobierno conozca los cambios que se producen.





Software y Servicios

Productos

  • Microsoft SharePoint Portal Server

  • Microsoft Office

  • Windows Explorer





Hardware

  • TabletPC


Partners

CyC

Deloitte





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Document published 06/08/03








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