Herramienta Para Consolidar La Cultura De La Protección De Datos






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fecha de publicación15.03.2017
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REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Herramienta Para Consolidar La Cultura De La Protección De Datos

ALCANCE DE LA LEY 25.326

La ley 25.326 es una norma de orden público que regula la actividad de las bases de datos que registran información de carácter personal y garantiza al titular de los datos la posibilidad de controlar el uso de sus datos personales.

Este derecho a controlar la información personal, como derecho humano fundamental, debe interpretarse de manera amplia, concediendo al titular del dato el derecho a acceder a todo banco de datos para conocer la información que sobre su persona se encuentra registrada.

Según el artículo 1º de la citada ley, su objeto es la protección integral de los datos personales asentados en bancos de datos, sean éstos públicos o privados, destinados a dar informes para garantizar el derecho al honor y a la intimidad de las personas, así como también el acceso a la información que sobre las mismas se registre.

Por banco de datos destinado a proveer informes debe entenderse aquel banco de datos que permita obtener información sobre las personas, se transmitan o no a terceros.

La normativa no exige que el destino de brindar informes sea único y exclusivo, sino que alcanza con que uno de los usos que se le da a la base de datos sea brindar información o describir algo sobre una persona determinada o determinable para que rija la protección de la ley.

Tampoco la norma requiere que el destinatario del informe deba ser una tercera persona ajena al responsable o usuario de la base de datos, sino que se abarcan los usos internos de la información personal.

En suma, se encuentra alcanzada por la ley 25.326 cualquier base de datos que, una vez accedida, permita obtener una descripción o informe de una persona determinada o determinable.

Esta interpretación es la única compatible con una protección amplia acorde con la categoría de derecho humano fundamental de la protección de los datos personales.

La propia Ley Nº 25.326 regula el tratamiento de datos personales que no implican brindar informes a terceros. Tal es el caso de su artículo 7°, cuando regula los datos sensibles, o del artículo 8°, cuando reglamenta la actividad informativa de las bases de datos de los establecimientos y profesionales vinculados a las ciencias de la salud (v.g.: las historias clínicas de los pacientes no son destinadas exclusivamente a brindar informes y sin embargo se encuentran alcanzadas por la ley).

Tampoco brindan informes a terceros las bases destinadas a la publicidad y marketing y no obstante se encuentran reguladas específicamente en el artículo 27 de la citada ley y lo mismo ocurre con el artículo 25, que se encarga de la prestación de servicios de tratamiento de datos por cuenta de terceros sin limitar su aplicación a la acción de brindar informes a terceros.

Por su parte, el artículo 1° del Anexo I del Decreto Reglamentario Nº 1558/01 (Adla, LXII-A, 60) indica que, a los efectos de esa reglamentación, quedan comprendidos en el concepto de bases de datos privadas destinados a dar informes aquellas que exceden el uso exclusivamente personal y las que tienen como finalidad la cesión o transferencia de datos personales, independientemente de que la circulación del informe o la información producida sea a título oneroso o gratuito.

El concepto uso exclusivo personal debe interpretarse de la manera más favorable al ejercicio del derecho a controlar la información personal, dado el carácter de derecho humano fundamental que reviste.

Como contrapartida debe interpretarse restrictivamente el alcance del concepto "banco de datos de uso exclusivo personal". Este concepto alude, literalmente, al uso exclusivo de la persona titular del banco de datos. En consecuencia hay que limitarlo a aquel tratamiento que por sus características quede comprendido dentro de lo que se llaman "acciones privadas" en el concepto del artículo 19 de la Constitución Nacional (Ejemplo: computador personal con direcciones de amistades), entendidas como aquellas que por conservarse en la esfera íntima de la persona no trascienden a terceros y/o no tienen razonable potencialidad de dañar un derecho o interés legítimo del titular del dato.

II. LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El artículo 3° de la Ley Nº 25.326 establece como uno de los requisitos de licitud para la formación de base de datos que las mismas se encuentren debidamente inscriptas.

En el artículo 21 se insiste con que toda base de datos pública o privada destinada a proporcionar informes debe inscribirse en el Registro que al efecto habilite el organismo de control.

Por su parte, el artículo 24 establece que los particulares que formen bases de datos que no sean para un uso exclusivamente personal también deberán registrarse.

La DNPDP implementó el Registro Nacional de Bases de Datos a través de la Disposición DNPDP N° 2/05 (B.O. 18/02/05). En ese acto administrativo, además de habilitar el citado Registro, se aprobó el formulario de inscripción general FA.01 (como Anexo I), el instructivo para completar el formulario (Anexo II) y las normas técnico - registrales (Anexo III).

Posteriormente se aprueba la Disposición DNPDP N° 3/05 (B.O. 13/04/2005) que aprueba los formularios de inscripción para supuestos especiales, así como los de renovación anual, modificación y baja, con sus correspondientes instructivos y normas procedimentales.

Funciones: el Registro tiene una doble función. Por un lado permite a la DNPDP conocer el universo cuantitativo y cualitativo de las bases de datos sujetas a su control. Por el otro permite a las personas conocer qué tipo de información es la que maneja cada base de datos y quién es el responsable de la misma. Ello permite la efectiva tutela por parte del organismo de control y la posibilidad cierta para las personas del ejercicio de los derechos que hacen a la protección de sus datos personales.

III. CARACTERÍSTICAS DEL REGISTRO

Como lo establecen los artículos 3°, 21 y 24 la inscripción en el Registro es obligatoria.

Para la implementación de la registración de las bases de datos, la DNPDP dispuso el desarrollo de un sistema informático que permite la inscripción en línea a través de Internet por medio de formularios electrónicos.

La inscripción se efectúa por responsables de bases de datos y no por bases de datos. Ello permite que un responsable que disponga de varias bases de datos pueda completar el trámite de registro con una sola inscripción.

Para la racionalización de los recursos humanos y materiales, se dispuso la inscripción por etapas, una primera para la inscripción de las bases de datos privadas, que comenzó el 01/08/2005, dejando para una segunda etapa la inscripción de las bases de datos públicas, cuyo sistema se encuentra en pleno desarrollo.

La categorización de la base de datos como pública o privada está dada por quién es su responsable y no por la publicidad de su contenido. Así una base de datos será pública cuando su responsable sea una entidad pública; y por el contrario, se tratará de una privada cuando sea detentada por una persona del sector privado, más allá que la información que contenga sea difundida al público o no.

También es necesario destacar que al momento de inscribir la base no se transfiere el contenido de la misma a la DNPDP, sino sólo se hace una descripción de la misma, de modo que la autoridad de control no se queda con los datos contenidos en las bases.

IV. PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN

El procedimiento de inscripción es sencillo:

  • Debe completarse el formulario electrónico en línea con la descripción de la base de datos. Para ello debe ingresarse a la página web de la DNPDP cuyo URL es http://www.jus.gov.ar/datospersonales/. Allí pueden consultarse las normas de aplicación en el enlace "Normativa" o ingresar directamente a la registración a través del enlace "Registro Nacional".

  • Presionando sobre "Formulario de inscripción" se ingresa al sistema del Registro.

  • Completado el formulario el sistema envía la información a través de Internet e imprime un comprobante, que deberá ser suscripto por apoderado o representante legal, y previa certificación de firma por autoridad bancaria o escribano, ser presentado en la sede de la DNPDP, junto con el comprobante del pago del costo del formulario, que el sistema mismo calcula y brinda instrucciones para el pago.

  • La DNPDP lleva adelante entonces una revisión de la documentación presentada y si encuentra todo en condiciones, emite el correspondiente Certificado de Inscripción.

V. LA ELECCIÓN DEL FORMULARIO CORRECTO

Los formularios habilitados para la inscripción en el Registro son: FA.01, FB.01, FC.01, FD.01, FE.01, FF.01 y FF.07.

FA.01: formulario de inscripción general. Es un formulario de excepción, esto es, si no corresponde la inscripción por ninguno de los otros formularios deberá recurrirse a éste. A este formulario se debe recurrir, por ejemplo, para inscribir las bases de datos de clientes, de personal y de proveedores.

FB.01: corresponde a la inscripción de bases de datos destinadas a la prestación de servicios de tratamiento de datos por cuenta de terceros regulados por el art. 25 de la ley 25.326. La prestación de servicios por cuenta de terceros debe referirse exclusivamente a un tratamiento de datos encomendado por una tercera persona. Esto es, una persona pasa a otra su base de datos, para que ésta lleve a cabo el tratamiento de datos convenido y devuelva el resultado a quien le encomendó el trabajo. Es el caso, por ejemplo, de aquellos que liquidan sueldos para terceros, que reciben datos, los procesan, y devuelven a quien les encomendó la tarea datos tratados.

FC.01: es el que deben utilizar aquellas entidades que cuenten con Código de Conducta homologado por la DNPDP para llevar adelante la inscripción simplificada dispuesta por el artículo 27 de la reglamentación aprobada por el decreto 1558/2001. Es menester destacar que esta inscripción simplificada sólo se aplica a las entidades del sector de la publicidad y marketing directo. Cabe señalar asimismo que mediante la Disposición DNPDP N° 4/04 (B.O. 26/11/2004) la DNPDP aprobó el Código de Conducta de la Asociación de Marketing Directo e Interactivo de Argentina (AMDIA) que permite poner en movimiento efectivo esta inscripción.

FD.01: es complementario del anterior y deben completarlo aquellos responsables asociados a una entidad que se inscribió a través FC.01 para validar su inscripción simplificada.

FE.01: también se corresponde a las bases de datos destinadas a la publicidad y marketing directo que por no estar asociadas a una entidad con Código de Conducta homologado por la DNPDP no pueden recurrir a la inscripción simplificada.

FF.01: está destinado a aquellas entidades sin fines de lucro que obtengan ingresos del tratamiento de datos. Cuando una asociación sin fines de lucro brinda servicios a título oneroso para lo cual se vale de un tratamiento de datos como actividad principal (v.gr., las cámaras comerciales del interior que comercializan informes crediticios) o accesoria (v.gr., un hospital que atiende a aquellos que pagan una cuota y que se valen de bases de datos para llevar adelante la labor o un colegio privado para el control de la cuota) debe inscribirse a través de este formulario.

FF.07: está destinado a la inscripción de las entidades sin fines de lucro de beneficencia, caridad, desarrollo de las artes o del comercio, defensa de intereses comunes, etc.

Cada responsable deberá elegir el formulario que corresponda a las bases de datos que posea y podrá inscribir en un solo formulario todas las bases que se correspondan con ese formulario.

Si tiene bases de datos que corresponden a formularios distintos deberá completar dos o más formularios.

De esta manera, si una empresa debe registrar las bases típicas de toda organización como son la de personal, proveedores y clientes, podrá hacerlo a través de un solo formulario FA.01. Si además tiene una base de datos de marketing deberá completar además un FD.01 o un FE.01 ya sea que se encuentre asociada a entidad con Código de Conducta homologado o no respectivamente.

VI. EL ISOLOGOTIPO DE "RESPONSABLE INSCRIPTO"

La DNPDP ha establecido a través de la Disposición DNPDP N° 6/05 (B.O. 07/09/2005) que los responsables que tengan sus bases debidamente registradas puedan hacer uso de un isologotipo en la página web propia que los identifique como responsables registrados.

Para ello podrán así solicitarlo mediante nota escrita a la DNPDP, la que proveerá el archivo gráfico correspondiente si se reúnen las condiciones indicadas.

El isologotipo constituye una marca de calidad.

VII. VENTAJAS DE LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO

El cumplimiento de la normativa vigente no es un dato menor.

Frente a eventuales problemas por errores en el tratamiento de datos personales no se encuentra en las mismas condiciones una base inscripta que una base que ha incumplido con esa obligación.

Además implica una ventaja competitiva detentar la condición de inscripto y el isologotipo frente a una empresa de la competencia que no lo tenga.

Debe además tenerse muy en cuenta que cuando la Ley Nº 25.326 regula la cesión de datos en el artículo 11, establece en el inciso 4, a responsabilidad solidaria y conjunta de cedente y cesionario por la observancia de las normas ante el organismo de control y el titular de los datos. En virtud de ello, frente a un incumplimiento de quien cedió será solidariamente responsable el cesionario y viceversa.

Entonces será necesario asegurarse que quien nos cede o a quien le cedemos información sea un buen tratador de datos y la mejor carta de presentación es la inscripción en el Registro. Por este motivo la DNPDP ha diseñado el Certificado de Inscripción con la Casa de Moneda con medidas para la inviolabilidad del instrumento.

Sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que correspondan por el incumplimiento de las obligaciones legales, la DNPDP aplicará las sanciones establecidas por el artículo 31 de la Ley Nº 25.326 y la Disposición DNPDP N° 7/05 (B.O. 11/11/2005), que prevén multas de hasta $50.000 por la no inscripción de la base de datos.

VIII. CONCLUSIONES

1.- El Registro Nacional de Bases de Datos es una herramienta para consolidar la cultura de la protección de datos personales que afirma la calidad institucional de la República Argentina.

2.- Inscribirse en el Registro constituye uno de los requisitos para la licitud de la base de datos.

3.- La inscripción en el Registro se ha establecido con un alto nivel tecnológico y con un procedimiento simple y amigable al alcance de todos. No hace falta ser especialista para inscribirse.

4.- Es conveniente, especialmente para inscribirse, revisar introspectivamente las bases de datos que se posean para inscribir adecuadamente (ver "Alcance de la Ley 25.326"). En caso necesario consultar (www.jus.gov.ar/datospersonales/).

5.- Hay que tener en cuenta que el Registro constituye además un plus de competitividad empresaria y al mismo tiempo garantiza protección jurídica a las personas físicas y jurídicas y en general un efecto carambola en beneficio de todos.

6.- La Argentina transita el siglo XXI plenamente incorporada al proceso universal de la Protección de Datos Personales.


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