INDICE
1.DEFINICIÓN 2
2.NOMBRE LEGAL 2
3.DIRECTOR 3
3.1 ESTRUCTURA ORGANICA 3
3.2 ATRIBUCIONES 3
3. 3 CALIDADES PARA SER DIRECTOR 4
4.CARATERISTICAS DEL REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES 4
5.ACTOS, NEGOCIOS O HECHOS OBJETO DE REGISTRO 4
5.1 NEGOCIOS 4
5.2 CLASES DE MANDATO 5
5.3 ACTOS 5
6.DOCUMENTOS REGISTRALES 5
7.ACTOS REGISTRALES QUE REALIZA 6
8.SISTEMA REGISTRAL ADOPTADO 6
9.PRINCIPIOS REGISTRALES 6
10.CERTIFICACIONES 8
11.ERRORES REGISTRALES Y SU CORRECCIÓN 8
11.1 RECTIFICACIÓN 8
12.IMPUGNACIÓN DE RESOLUCIONES 9
13.APLICACIÓN DE TECNOLOGÍA 9
14.LEGISLACIÓN APLICABLE 9
15.PROCEDIMIENTO REGISTRAL 10
16.TARIFAS EN REGISTRO 10
CONCLUSIONES 11
ANEXOS 12
ANEXO I 13
ANEXO II 15
BIBLIOGRAFÍA 18
REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES
El Registro Electrónico de Poderes, es una unidad administrativa del Archivo General del Protocolos, creado mediante el Acuerdo número 38-2004 de la Corte Suprema de Justicia y cuyo objeto es la inscripción de poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncias de y cualquier otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones.
DEFINICIÓN
La palabra registro significa; oficina pública dedicada a la inscripción en los libros preparados al efecto de determinados actos y contratos, para asegurar, principalmente, su publicidad. Por lo tanto, el Registro Electrónico de Poderes, en atención a las funciones que cumple en nuestro país, podría definirse como la oficina pública cuya función es revisar, inscribir, anotar, cancelar emitir certificaciones, entre otras tareas dejando constancia de lo realizado.
El Registro Electrónico de Poderes del Archivo General de Protocolos, es una unidad administrativa que funciona en las oficinas centrales en la ciudad de Guatemala y delegaciones departamentales y regionales. Encargada del registro y archivo de la información recibida, accesada, procesada y desplegada, relacionada exclusivamente con la inscripción de poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncias de éstos, y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones.
NOMBRE LEGAL
Registro Electrónico de Poderes del Archivo General de Protocolos.
DIRECTOR
Es una unidad administrativa adscrita al archivo general de protocolos, ya que al Director de dicha dependencia es a quien corresponde la organización y dirección del Registro Electrónico de Poderes, así como la inscripción de los mismos; atribución que se encuentra establecida en el Artículo 81 numeral 8 del Código de Notariado.
3.1 ESTRUCTURA ORGANICA
El Registro electrónico cuenta con:
Director Archivo General de Protocolos
Subdirección de Registro de Poderes
Subdirectores Departamentales y Regionales
3.2 ATRIBUCIONES
Según el artículo 3 del Acuerdo 38-2004 de la Corte Suprema de Justicia el director y subdirectores del Archivo General de Protocolos, subdirectores departamentales y regionales, tendrán las atribuciones siguientes:
1. Registrar poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncias de éstos y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones.
2. Razonar segundos y subsiguientes testimonios que contengan poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncia de estos, y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones.
3. Suspender o denegar el registro de los documentos que se presentaren.
4. Extender certificaciones y/o constancias relacionadas con las operaciones de su competencia, que consten en la base de datos.
3. 3 CALIDADES PARA SER DIRECTOR
El Director deberá reunir las siguientes calidades de conformidad con lo establecido en el artículo 78 segundo párrafo del Código de Notariado:
Notario Colegiado Activo y Habilitado para el ejercicio de la profesión.
Que haya ejercido la carrera por un periodo no menor de cinco años.
Será nombrado por el Presidente del Organismo Judicial y llevara el título de Director del Archivo General de Protocolos.
CARATERISTICAS DEL REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES
Según el artículo 2 del Acuerdo 38-2004 de la Corte Suprema de Justicia tiene las siguientes características:
Interactivo
Ágil
Acorde a la tecnología moderna
De fácil acceso remoto
Privacidad
Confidencialidad de la información sensible y garante de la seguridad jurídica registral y fe pública documental.
ACTOS, NEGOCIOS O HECHOS OBJETO DE REGISTRO
5.1 NEGOCIOS
5.2 CLASES DE MANDATO
Poder General (con o sin representación)
Poder General con Cláusula Especial (enajenar, hipotecar, afianzar, transigir, gravar o disponer de cualquier otro modo la propiedad del mandante, y otros que la ley requiera.)
Poder Especial (con o sin representación)
Mandato o Poder Judicial
Mandato otorgado en el extranjero
Mandato otorgado en el extranjero ante notario guatemalteco.
5.3 ACTOS
Revocación mandante
Renuncia mandatario
Sustitución Mandatario
Modificaciones Mandato
DOCUMENTOS REGISTRALES
Testimonio de la Escritura Pública que contenga contrato de mandato y sus modificaciones de naturaleza unilateral (en virtud de que la aceptación del mandato por parte del mandatario puede darse en forma tácita. Artículo 1687 del Código Civil.)
Testimonio de escritura pública que contenga contrato de mandato y sus modificaciones de naturaleza bilateral.
Testimonio de acta de protocolización del contrato de mandato y sus modificaciones de mandato proveniente del extranjero.
Testimonio de acta de protocolización del contrato y sus modificaciones de mandato otorgado en el extranjero.
ACTOS REGISTRALES QUE REALIZA
Inscribir poderes
Inscribir revocatorias
Inscribir sustituciones
Inscribir modificaciones (aclaración y ampliación)
Inscribir renuncias
Cancelaciones (fallecimiento, interdicción, quiebra)
Extender certificaciones
SISTEMA REGISTRAL ADOPTADO
Conversión de registro manual de poderes al registro electrónico de poderes. A partir del uno de septiembre de dos mil cuatro, se autoriza al Archivo General de Protocolos para llevar el Registro de Poderes en forma electrónica; en consecuencia a partir de esa misma fecha se dejará de llevar el registro de poderes en forma manual en las oficinas centrales, debiéndose conservar y preservar las tarjetas y demás documentos en el Archivo. En las delegaciones regionales y departamentales se seguirá utilizando el registro de poderes en forma manual, en tanto se implemente el registro electrónico de poderes.
PRINCIPIOS REGISTRALES
Principio de rogación. Es un principio esencial para que se ponga en marcha la actividad registral, el registrador de poderes o mandatos no puede actuar de oficio, para que ingrese un documento al registro es necesaria la solicitud del interesado que se infiere, cuando se presenta el testimonio de la escritura pública para su registro en las ventanillas correspondientes.
Principio de legalidad. De acuerdo a este principio, los contratos de poderes o mandatos y sus modificaciones, deben ajustarse a las disposiciones legales y cumplir con los requisitos formales, de fondo, sustanciales y fiscales. Esto impide el ingreso de documentos o instrumentos públicos inválidos o imperfectos, porque conforme a él se presume que todo lo registrado ha sido realizado de forma legal y el medio de lograrlo es someter los testimonios u otros documentos a la revisión de los asesores jurídicos encargados, quienes efectúan la calificación registral correspondiente.
Principio de publicidad. Puede decirse que la información del Registro de Poderes, es la razón de ser del registro como unidad administrativa, ya que da seguridad, garantía y certeza jurídica a los actos y contratos de poderes y sus modificaciones inscritos, los que tienen carácter de documentos públicos dotados de fe pública, y por lo tanto el Director del Archivo General de Protocolos tiene la obligación de expedir certificaciones, constancias u otros documentos que requieran los interesados. Lo anterior en observancia de la norma general que los documentos autorizados por funcionario producen fe y hacen plena prueba, salvo el derecho de las partes de redargüirlos de nulidad o falsedad. 1
Principio de inscripción. Este principio se funda en que la ley determina cuales son los contratos de poderes y sus modificaciones que pueden ser objeto de inscripción y sólo estos pueden ser sujetos de registro. 2
Principio de correlatividad. Por aplicación de este principio, al efectuarse la inscripción relativa al otorgamiento de un poder en el registro específico, es necesario asignarle un número correlativo, el cual servirá de identificación al documento en referencia. Debe puntualizar los aspectos que individualizan al documento, lo que se consigue determinando al mandante, al mandatario, el número de instrumento público en el que consta, lugar y fecha de su otorgamiento, así como el nombre del notario autorizante.
Principio de insubsanabilidad. De acuerdo a este principio, la inscripción de un poder y sus modificaciones, no subsana las nulidades que el mismo pueda contener, ni los vicios ni defectos de que adolezca. Por lo que se entiende que el registro del testimonio no prejuzga ni asume responsabilidad alguna sobre el contenido, eficacia jurídica ni validez del documento que inscribe y de igual forma, no convalida hechos o actos nulos o ilícitos. 3
CERTIFICACIONES
Las certificaciones o constancias de operaciones registrales respaldadas por el Registro Manual de Poderes, serán extendidas en las oficinas centrales del Archivo General de Protocolos y en las delegaciones departamentales y regionales. Toda reproducción por cualquier medio que provenga del Registro Electrónico de Poderes, extendida por el Archivo General de Protocolos y sus delegaciones departamentales y regionales, tendrán los mismos efectos legales de las certificaciones extendidas manualmente.
ERRORES REGISTRALES Y SU CORRECCIÓN
Los errores que se cometan al llevar a cabo una inscripción, podrán enmendarse a solicitud de la persona que solicitó la inscripción y con base en los documentos en que se justifiquen dichos errores, el registro procederá a enmendar el error cometido.
11.1 RECTIFICACIÓN
Cuando el registro incurra en un error, la rectificación no causará honorarios.
IMPUGNACIÓN DE RESOLUCIONES
Según el artículo 100 del Código de Notariado en el segundo párrafo establece que Contra lo resuelto por el Director general de Protocolos, cabra el recurso de reconsideración, el que deberá interponerse dentro del término de tres días contando a partir de la fecha de la recepción de la notificación por correo certificado. Dicho recurso se interpondrá ante el propio Director, quien elevara las
actuaciones a la Corte Suprema de justicia para que resuelva. Dicho Tribunal resolverá aplicando el procedimiento de incidente previsto por la Ley del Organismo Judicial. Contra la resolución de la Corte Suprema de Justicia, no cabrá ningún otro recurso. Siempre que se declare sin lugar cl recurso interpuesto, se impondrá al recurrente una multa de veinticinco a cien quetzales, según sea cl monto de la resolución recurrida.
APLICACIÓN DE TECNOLOGÍA
A partir del uno de septiembre de dos mil cuatro, se autoriza al Archivo General de Protocolos para llevar el Registro de Poderes en forma electrónica; en consecuencia a partir de esa misma fecha se dejará de llevar el registro de poderes en forma manual en las oficinas centrales, debiéndose conservar y preservar las tarjetas y demás documentos en el Archivo. En las delegaciones regionales y departamentales se seguirá utilizando el registro de poderes en forma manual, en tanto se implemente el registro electrónico de poderes.
LEGISLACIÓN APLICABLE
Código Civil Decreto Ley 106
Código de Notariado Decreto 314
Ley del Organismo Judicial Decreto 2-89
Acuerdo Número 38-2004 de la Corte Suprema de Justicia
PROCEDIMIENTO REGISTRAL
TARIFAS EN REGISTRO
Según el acuerdo 24-2011 de la Corte Suprema de Justicia de Guatemala estos son las tarifas que maneja el Registro Electrónico de Poderes.
SERVICIO
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TARIFA
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COSTO ESCRITO DE HOJA
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REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTO POR PÁGINA
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TOTAL
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Registro de Poderes y sus Modificaciones
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Q.125.00
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Q5.00
|
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Q.130.00
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Razones de 2do. y subsiguiente testimonio
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Q.75.00
|
Q.5.00
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Q.80.00
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Certificaciones de inscripción de poderes
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Q.75.00
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Q.5.00
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Q.0.50
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Q.75.00 de base
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Constancia y constancia negativa
|
Q.50.00
|
Q.5.00
|
Q.0.50
|
Q.50.00 de base
|
Suspensión de poderes y sus modificaciones, y cualquiera otra anotación
|
Q.30.00
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Q.5.00
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Q.35.00
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CONCLUSIONES
1.- A partir del mes de septiembre del 2004, a la fecha, se ha podido observar un gran avance en el Registro de Poderes del Archivo General de Protocolos de la Corte Suprema de Justicia, ya que el mismo se transformó radicalmente al convertirse en registro electrónico.
2.- La implementación del Registro Electrónico de Poderes vino a darle celeridad a la operación registral.
3.- La conversión del registro de poderes de manual a electrónico permitió la posibilidad de observar ciertos aspectos a mejorar en el sistema implementado.
4.- Al conservarse el documento, puede realizarse una rápida verificación del contenido del mismo, sobre todo en los casos que se presenten ampliaciones o modificaciones.
ANEXOS
ANEXO I
ORGANISMO JUDICIAL
ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
GUATEMALA, C. A.
GUÍA DE REQUISITOS MÍNIMOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PODERES Y SUS MODIFICACIONES
FOTOCOPIAS DEL TESTIMONIO legibles y completas. Art. 66 del Código de Notariado.
Hojas del testimonio: todas deben estar numeradas, selladas y firmadas por el notario que lo compulse. Art. 70 del Código de Notariado.
En la razón del testimonio, indicar el número de hojas de las que se compone, persona a quien se extiende, lugar y fecha en que se compulsó. Artículo 70 del
Código de Notariado.
IMPUESTO FISCAL, poderes: Articulo 5 numeral 8 Dto. Del C. 37-92
Poderes generales en la primer hoja del testimonio: Q.10.00
Poderes especiales en la primer hoja del testimonio: Q.2.00
NOTA: En los poderes judiciales NO se paga impuesto fiscal
Indicar en la razón del testimonio el monto y citar el número de cada uno de los
timbres que se utilicen. Artículo 19 del Dto. Del C. 97-92
EN PROTOCOLIZACIONES de poderes o mandatos provenientes del extranjero
cubrir el impuesto con timbres fiscales en el documento original, dando fe el notario de tal circunstancia. Arts. 38 y 41 de la Ley del Organismo Judicial y el
numeral 2º del Dto. 3792 del Congreso.
Todos los timbres, deben inutilizarse conforme a la ley:
Perforándolos o estampando el sello del notario
En las protocolizaciones de poderes, indicar el lugar que ocupa conforme la foliación en el protocolo, y dichos números deberán estar visibles y legibles en el
testimonio o bien hacerlo constar en el mismo, si este fuere por trascripción. El sistema para compulsar testimonios, deberá ser todo en fotocopia o bien, todo por trascripción. Art. 67 del Código de Notariado.
Al compulsar el testimonio de los poderes o mandatos provenientes del extranjero, deberá transcribir completo el instrumento de protocolización y documentos o fotocopia de ambos actos, con la razón correspondiente.
Los requisitos y legalizaciones a cubrir en los documentos provenientes del extranjero, deberán ser previos a la protocolización. Artículos 38 y 41 de la Ley del Organismo Judicial y 16 numeral 2º del Dto. 37-92 del congreso.
ANEXO II
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
ACUERDO 38-2004
CONSIDERANDO
Que el registro de poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncias de los mismos y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones u otras operaciones registrales conexas, se halla bajo la competencia del Archivo General de Protocolos, correspondiéndole a esta dependencia garantizar el adecuado uso, preservación, actualización y publicidad de la información respectiva;
CONSIDERANDO
Que el actual procedimiento relacionado con el registro de poderes, está basado en un sistema manual de registro, amparado con soporte documentario de respaldo, por medio de tarjetas movibles y libros, con la consiguiente fragilidad de la seguridad jurídica que debe imperar en las operaciones registrales, resulta necesario actualizarlo, modernizarlo y transformarlo en un Registro Electrónico, dotado de las bondades que al mismo le asisten;
POR TANTO:
Con base en lo considerado y en lo que para el efecto preceptúan los artículos: 1,704 del Código Civil; 78 y 81 del Código de Notariado y 54, literal f) y 189 de la
Ley del Organismo Judicial;
ACUERDA
Artículo 1. Creación del Registro Electrónico de Poderes. Se crea el Registro Electrónico de Poderes del Archivo General de Protocolos, que funcionará en las oficinas centrales en la ciudad de Guatemala y delegaciones departamentales y regionales ya existentes o que se crearen.
Artículo 2. Definición. Es la unidad del Archivo General de Protocolos, encargada de registrar y archivar, a través de la cual se consultará y comunicará la información recibida, accesada, procesada y desplegada, relacionada exclusivamente con la inscripción de poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncias de éstos y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones.
Artículo 3. Características. El Registro Electrónico de Poderes tendrá las características siguientes: interactivo, ágil, acorde a la tecnología moderna, de fácil acceso remoto, privacidad y confidencialidad de la información sensible y garante de la seguridad jurídica registral y fe pública documental. El Registro Electrónico de Poderes estará enlazado con el Registro Electrónico de Notarios, para los fines de cruzar información relevante.
Artículo 4. Atribuciones. El Director y subdirectores del Archivo General de Protocolos, subdirectores departamentales y regionales, tendrán las atribuciones siguientes:
1. Registrar poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncias de éstos y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones.
2. Razonar segundos y subsiguientes testimonios que contengan poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones y renuncia de éstos, y cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones.
3. Suspender o denegar el registro de los documentos que se presentaren
4. Extender certificaciones y/o constancias relacionadas con las operaciones de su competencia, que consten en la base de datos.
Artículo 5. Certificaciones. Las certificaciones o constancias de operaciones registrales respaldadas por el Registro Manual de Poderes, serán extendidas en las oficinas centrales del Archivo General de Protocolos y en las delegaciones departamentales y regionales. Toda reproducción por cualquier medio que provenga del Registro Electrónico de Poderes, extendida por el Archivo General de Protocolos y sus delegaciones departamentales y regionales, tendrán los mismos efectos legales de las certificaciones extendidas manualmente.
Artículo 6. Conversión de registro manual de poderes al registro electrónico de poderes. A partir del 1 de septiembre de 2004 se autoriza al Archivo General de Protocolos para llevar el Registro de Poderes en forma electrónica; en consecuencia a partir de esa misma fecha se dejará de llevar el Registro de Poderes en forma manual en las oficinas centrales, debiéndose conservar y preservar las tarjetas y demás documentos en el Archivo. En las Delegaciones regionales y departamentales se seguirá utilizando el Registro de poderes en forma manual, en tanto se implemente el registro electrónico de poderes.
Artículo 7. Convenios para uso de información. La Presidencia del Organismo Judicial celebrará convenios que permitan el acceso de la información que obra en el Registro Electrónico de Poderes. En el convenio se garantizará el buen uso de la información.
Artículo 8. Vigencia. El presente acuerdo entra en vigencia el 1 de septiembre de 2,004 y deberá ser publicado en el Diario Oficial y en otro de mayor circulación en el País.
Dado en el Palacio de Justicia el 1 de septiembre de 2004.
PUBLÍQUESE
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS, Guía y Agenda del Notario, Septiembre 2013.
Tesis:
Mancio Reyes, Karla Patricia, “CONSIDERACIONES GENERALES DEL REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES COMO COADYUVANTE DEL NOTARIO EN LA SEGURIDAD JURÍDICA” Universidad de San Carlos de Guatemala, 2006
Legislación:
Código Civil Decreto Ley 106
Código de Notariado Decreto 314
Ley del Organismo Judicial Decreto 2-89
Acuerdo Número 38-2004 de la Corte Suprema de Justicia
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