GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GRUPO DE TRABAJO:
MYRIAM MEJÍA
JEANNETTE CAÑÓN
AMANDA BARRERA
ALEXANDER MELO C.
HERNÁN O. PARADA A.
JORGE W. TRIANA T.
GRUPO DE TRABAJO:
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
BOGOTÁ
2005
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 4
1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 6
2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 9
2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 17
2.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 19
2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 20
2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 21
2.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 22
2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: 26
2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 28
2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 30
2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN 34
2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL 35
2.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO 35
2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 36
2.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 37
2.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 43
2.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: 45
Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenación 45
2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 50
2.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 51
2.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 53
La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central 53
3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS 56
ANEXOS 58
BIBLIOGRAFÍA 59
LISTA DE ANEXOS
1.1 ANTECEDENTES 6
1.2 JUSTIFICACIÓN 7
1.3 OBJETIVOS 8
1.3.1 OBJETIVO GENERAL 8
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 8
2.1 MARCO LEGAL 9
2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 12
2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA 12
2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS 13
2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN 13
2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 15
2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 17
2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 17
2.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 19
2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 20
2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 21
2.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 22
2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: 26
2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 28
2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 30
2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 34
2.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 34
2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN 34
2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL 35
2.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO 35
2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 36
2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 36
2.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 37
2.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 43
2.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: 45
Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenación 45
2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 50
2.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 51
2.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 53
La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central 53
2.3 IMPLEMENTACIÓN 55
2.4 SEGUIMIENTO 55
INTRODUCCIÓN
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.
En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.”
En cumplimiento de lo anterior, un sistema de información para el Programa de Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. Es por ello que no obstante , por desigual desarrollo tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto.
Es de advertir, que la carencia de una política archivística en las entidades durante mucho tiempo, incidió en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran tratamiento archivístico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la mayoría de las entidades, fondos acumulados, que no se pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del país. Por lo anterior, el Archivo General de la Nación contempla en este modelo de Programa de Gestión Documental, esta situación de los fondos acumulados, para que sea corregida y superada por las entidades, como un capítulo aparte para su atención y desarrollo.
La conceptualización del programa de gestión documental que aquí se ofrece, parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación e importancia, para luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos
Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la debida orientación para la implementación, de acuerdo con las particularidades de desarrollo de la gestión documental en cada entidad.
Este trabajo además de atender lo expuesto en la Ley, es una orientación para la aplicación en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, y además, se recomienda su implementación, en cualquier organización, sin importar su naturaleza orgánica-funcional.
1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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