Revisado Actualizado Modificado: por Manuel Molina García, Octubre de 2001






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PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN.

El Presidente no debe acudir a una reunión sin una agenda u orden del día. Debe elaborar una agenda sencilla, abierta que permita que los planes se desarrollen mediante discusión durante la reunión y que incluya los puntos sugeridos por los socios o por la Junta Directiva.
La Agenda para una reunión del club difiere en estructura de la Agenda para una reunión de la Junta Directiva. El Presidente debe planear qué debe cubrirse en la Agenda pero también el tiempo y la forma de discusión. En la Agenda debe reservarse tiempo para los informes de Tesorería, Comités, etc. que deben ser breves, concretos y que permitan la ilustración de los socios sobre el tema informado.
El Presidente debe exigir a los presidentes de los comités y a los miembros de éstos la presentación de los informes de los cuales son responsables. Con esta medida no sólo se obtiene mayor información, sino que la participación se hace más efectiva y adquiere mayor valor la función del Presidente del Club 20-30 Juvenil. A manera de ejemplo sugerimos la siguiente agenda para una Reunión del Club:


  1. Apertura (Himno Nacional)

  2. Presentación de invitados.

  3. Verificación del Quórum.

  4. Lectura del Acta Anterior.

  5. Informe del Tesorero.

  6. Informes de Comités.

  7. Concurso de Oratoria.

  8. Lectura de Correspondencia.

  9. Rifa.

  10. Proposiciones varios.

  11. Clausura de la sesión.

La responsabilidad de la Agenda es del Presidente del Club Activo 20-30 Juvenil; sin embargo, es importante que éste reconozca la necesidad de incluir asuntos de diversas fuentes: los socios, los Comités, el Club Patrocinador, las autoridades del Colegio o Universidad o el invitado especial.
CÓMO CONDUCIR LA REUNIÓN.

Posiblemente el joven Presidente de un Club Activo 20-30 Juvenil, haya experimentado esta función anteriormente, siendo Presidente de otra Organización o Club o posiblemente haya visto a otros conducir una reunión y posea habilidades para llevar a feliz término la sesión del club. Si no posee esta experiencia es conveniente consultar al Presidente del Club Patrocinador o a los socios que hayan desempeñado el cargo de Presidente para obtener información y asesoría, conservando su manera particular de dirigir al club. Por esto se afirma que "el cargo lo hace la persona".
Sin embargo, el Presidente debe tener en cuenta que es el líder de un grupo humano, que se identifica con un espíritu cívico, que tiene objetivos definidos de servicio a la comunidad y de promoción personal y que en ningún momento el club es un grupo político sujeto a los vaivenes personales o de grupos.
Para alcanzar estos objetivos de identidad y unidad del grupo Juvenil Activo 20-30 es necesario que el Presidente tenga siempre en mente al dirigir las reuniones:


  1. Un ambiente propicio, pleno de calidez humana y un sitio de reunión cómodo y amable.

  2. Las relaciones interpersonales deben ser amable, cordiales, de aprecio y colaboración, que permitan que TODOS LOS SOCIOS SE SIENTAN CAPACES DE EXPRESAR SUS OPINIONES Y QUE ESTAS SON RESPETADAS POR TODOS.

  3. Aunque el Presidente es quien dirige la reunión y preside el Club, es importante que esta autoridad no se convierta en autoritarismo o "dictadura", sino que por el contrario, que la tarea de conducción del grupo Juvenil Activo 20-30 sea compartida con lo cual se facilita la acción y capacidad del grupo. Esto se llama LIDERAZGO COMPARTIDO.

  4. Los Objetivos de la Sesión deben ser claros y definidos. El Presidente debe estar atento para que en las discusiones los socios no se alejen de los objetivos de la Sesión y especialmente de los objetivos del Club Activo 20-30 Juvenil.

  5. Las decisiones deben ser adoptadas por consenso, evitando los antagonismos y la imposición de grupos dentro del Club. El consenso favorece un clima de grupo, relaciones interpersonales cordiales, espíritu de colaboración y tolerancia porque el socio no siente "que siempre los mismos son los que imponen las decisiones".

  6. El Presidente debe realizar una evaluación continua de la reunión y de la marcha del club, para saber en todo momento si los objetivos y actividades responden a las conveniencias y a los intereses de los miembros y se ciñen a los objetivos de Activo 20-30.


SU AÑO DE LABORES

Como Presidente del Club Activo 20-30 Juvenil usted deberá tan pronto como sea posible reunirse con los Presidentes de los Comités para tratar las actividades a realizarse en su año de funciones con el fin de desarrollar tempranamente las mismas. Usted deberá continuar las actividades iniciadas el año anterior, con sus ideas sobre lo que deberá realizarse en su año presidencial. Es importante que Usted tenga en mente que los programas son del Club, que no son personales y que requieren continuidad.
El éxito demanda establecer tareas. Hay que delegar funciones. El Club Activo 20-30 Juvenil está estructurado para que todos los socios puedan desarrollar tareas y participar de las ideas propuestas por el Presidente, los socios o los comités. Si usted delega funciones en los Comités su labor será más productiva y sentirá el respaldo del Club a su gestión Presidencial y seguramente que no llegará a sentir "que usted es el único que trabaja".
Por ejemplo, si Usted considera que es importante un plan de comprensión internacional mediante el intercambio de jóvenes, deberá delegar en el comité de Proyectos y programación la forma o método de llevarlo a la práctica y en el Comité de Finanzas la búsqueda de recursos económicos para financiarlo. Así, la idea ha sido suya, aprobada por todos, pero en su realización han participado no menos de siete personas que han sentido como propia su gestión presidencial.
La preparación es el componente esencial y lo acertado es programar su año administrativo con bastante anticipación a la fecha de su posesión. Lea los estatutos, el material educativo que se entregue, estúdielos detenidamente, analice las experiencias que le sean contadas por otros y de esta manera aproveche lo bueno y evite lo que no haya sido positivo, procediendo con empuje y confianza.
NOMBRAMIENTO DE COMITÉS.

Los comités son indispensables para el funcionamiento del Club porque permiten la participación de todos los socios en los programas que ha de desarrollar el Club Activo 20-30 Juvenil. Los nombramientos deben hacerse teniendo en cuenta


  1. Las capacidades individuales de los socios.

  2. La tarea a desarrollar.

  3. La experiencia y conocimiento en Activo 20-30 Juvenil.

  4. La disponibilidad del socio en relación con otras obligaciones.

  5. La opinión de la Junta Directiva.


Hable con los Presidentes de los comités que usted seleccione sobre aquellos socios que puedan servir para conformar los comités. Tenga en mente que los nombramientos no deben hacerse con base en la popularidad de que disfrute una persona sino basado en sus reales cualidades de servicio, organización o de personalidad.
Esté seguro que sus comités entienden claramente su responsabilidad y solicite de ellos informes con frecuencia, para poder evaluar su funcionamiento. Una aclaración firme desde el principio a los integrantes del Comité reducirá en gran parte las posibles dificultades y malentendidos.
LA JUNTA DIRECTIVA.

Reúnase con sus miembros para establecer las relaciones de trabajo que sean del caso. Estudie con actitud crítica las actividades del Club y considere las actividades nuevas junto con la Junta Directiva. Recuerde que la Junta Directiva es su cuerpo asesor; solicite a los miembros de la misma opiniones en cuanto a las actividades del Club.
Su actitud frente a la Junta Directiva debe ser de conducir y no de ordenar; en la medida en que Usted logre conducir a la Junta Directiva acertadamente, logrará éxitos en su labor presidencial.
AUMENTO DE SOCIOS.

Los Clubes Activo 20-30 Juveniles tienen una rotación continua de socios originada por su filosofía de servicio y por los límites de edad que no siempre son asimilados totalmente por los socios y hace que muchos de ellos deserciones, dando lugar a que el número de socios del club fluctúe continuamente.
Por eso una de las políticas del Presidente del Club debe estar dirigida a lograr un aumento del número de socios y a lograr el desarrollo y equilibrio de quienes conforman el Club.
Esta es sin lugar a dudas la motivación principal pues toda persona al ingresar a una organización necesita saber que ésta le brinda oportunidades personales, lo cual significa actividad, trabajo, y ocasión de expresar e intercambiar ideas.
PLANEAMIENTO DE PROGRAMAS.

El planeamiento de programas necesita hacerse con anticipación. No todos los programas interesarán por igual a los socios; sin embargo debe hacerse un esfuerzo para responder al interés y necesidades de los distintos grupos dentro del Club. En este aspecto, el Club Patrocinador tiene una buena experiencia y serán fuente de muchos programas de méritos: visitas a escuelas, hospitales, etc.
Además, el Club Patrocinador ya tiene una imagen dentro de la Comunidad lo cual ayudará a que el Club Activo 20-30 Juvenil pueda llevar a cabo con éxito su programación.
Este a la búsqueda de programas imaginativos y provechosos y su año de liderazgo será excitante y fecundo.
EL VICEPRESIDENTE

El Vicepresidente de un Club Activo 20-30 Juvenil es una de las personas más importantes en cuanto a servicio se refiere. La efectividad del Vicepresidente depende en gran parte de:


  1. La personalidad de quien ocupa el cargo de Presidente, quien pude delegarse funciones y hacerle sentir que no es su "suplente" sino que forma parte activa de la Dirección del Club.




  1. Las oportunidades de servir que se le otorguen. Aquí es donde el Vicepresidente puede desarrollar su verdadera capacidad de liderazgo, pues es bien conocido que los cargos no hacen las personas, sino que por el contrario, son las personas quienes hacen los cargos. Recuerde que usted es el LIDER DEL SERVICIO EN ACTIVO 20-30.


El Vicepresidente asume la Presidencia ante la renuncia, la enfermedad o las licencias del Presidente titular.

EL SECRETARIO.

El Secretario es un líder que aglutina dentro del Club por sus funciones de citar, coordinar, archivar y ordenar. Son sus funciones:


  1. Conservar los registros del Club y guardar las actas de todas las reuniones del Club y de la Junta Directiva.

  2. Citar a los socios e invitados especiales a las reuniones del club, de la Junta directiva o del Consejo de Directores.

  3. Dar lectura a la correspondencia enviada y recibida por el Club.

  4. Llevar la "Hoja de Vida" de cada socio donde anotará además de los datos habituales, las actividades, los comités a los cuales pertenece, las distinciones y premios obtenidos, los cargos ocupados en el club, etc.


Un Secretario eficiente y colaborador es esencial en el adecuado funcionamiento del Club. Le corresponde al mismo dialogar con el Secretario del Club Patrocinador, lo cual le reportará doble beneficio: familiarizar al secretario del club Activo 20-30 con los trabajos del Club Juvenil y ayudará al secretario del Club Juvenil a manejar los asuntos a su cargo.
Todo secretario encontrará práctico mantener un archivo de acuerdo con el sistema que desee. Sin embargo, es importante que se explique al sucesor todos los detalles de Secretaría con el fin de asegurar un adecuado cumplimiento y continuidad de los asuntos del Club.
Los grupos humanos funcionan adecuadamente CUANDO HAY COMUNICACION; de ahí la importancia del Secretario, quien es EL COMUNICADOR por excelencia.
EL TESORERO.

El joven Activo 20-30 Juvenil escogido para desempeñar este cargo deberá ser persona altamente responsable y exacta en sus procederes para custodiar los bienes del Club. El Tesorero debe:


  1. Ser el custodio de los fondos de las actividades u otras fuentes de ingresos del Club, los cuales deben ser depositados en un banco aprobado por la Junta Directiva y mantener al día el libro de registros de esta cuenta.

  2. Hacer los desembolsos de acuerdo con el procedimiento aprobado por la Junta Directiva y guardar los respectivos recibos.

  3. Conservar los registros financieros del Club junto con los recibos y comprobantes y la hoja de balance mensual.

  4. Informar en cada reunión sobre la situación financiera del Club.


La clave para el éxito en estas actividades es la sencillez y la responsabilidad. Si tiene alguna duda sobre el ejercicio del cargo, consulte al Tesorero del Club Patrocinador.
EL SARGENTO DE ARMAS.

Ante todo el Sargento de Armas es el RELACIONISTA del Club. Los deberes del Sargento de Armas son:



  1. Colectar las multas impuestas.

  2. Mantener el orden en las reuniones.

  3. Guardar los emblemas del Club.

  4. Servir de enlace entre los invitados y los socios del Club.

  5. Informar a los socios ausentes las conclusiones que se lograron en la sesión a la cual no pudieron asistir e invitarlos a asistir puntualmente.

  6. Motivar a los invitados seleccionados por el Club, como posibles candidatos a nuevos socios, a las sesiones del Club.


EL CONSEJO DE DIRECTORES.

El Consejo de Directores está formado por el Presidente, el secretario y los presidentes de los diferentes comités. Como creemos que el Tesorero presidirá el Comité de Finanzas, entonces el Tesorero del club también participará como miembro del Consejo de Directores.
La mayoría de los asuntos deben ser tratados por el Consejo de Directores, quienes trazaran políticas y estrategias que serán consultadas para la aprobación de los socios en las reuniones ordinarias.
Por lo tanto, los miembros del Consejo de Directores actúan como los Gerentes del Club y es su trabajo, su cooperación y su habilidad las que garantizan el funcionamiento óptimo del Club. Para poder cumplir con estos objetivos el Consejo de Directores debe reunirse por lo menos una vez al mes.

ORGANIGRAMA CLUB JUVENIL
LOS COMITÉS

Un Club Activo 20-30 Juvenil consciente sabe que las ruedas sobre las cuales avanza son sus comités. El Club Activo 20-30 Juvenil que cuente con Comités bien organizados funciona con eficiencia.
Los comités le brindan la oportunidad a los jóvenes Activos 20-30 de realizarse proporcionándoles un cauce a su energía y deseo de servir que son características de esa etapa promisoria de la existencia, que viven actualmente: su Adolescencia.
Ningún Comité, excepto aquel al cual el Consejo de Directores o la Asamblea del Club, ha ya dado autorización especial, podrá disponer de los dineros del Club o hacer contratos a nombre del mismo.
Todo comité tendrá un Presidente que será elegido por los socios que componen el Comité. Recordamos que los presidentes de los Comités junto con el Presidente y el Secretario del Club, conforman el Consejo de Directores.
El Presidente de cada Comité es el responsable de mantener informado al Presidente del Club y a la Junta Directiva de los progresos y planes del Comité. Los Comités de un Club Activo 20-30 Juvenil podrán ser los siguientes:


  1. Membresía y Camaradería.

  2. Finanzas.

  3. Asistencia.

  4. Programación y Proyectos.

  5. Publicidad.

  6. Educación.

  7. Expansión y Relaciones interclubes.




  1. Comité de Membresía y Camaradería.

Tendrá como actividades:

  1. Fomentar el aumento de membresía e investigar a los nuevos prospectos y reportar el resultado de sus investigaciones al Consejo de Directores.

  2. Recibir a los nuevos socios y presentarlos a los antiguos y familiarizarlos con las actividades del Club.

  3. Darle estímulos a los socios para que participen en las actividades del Club.

  4. Promover la amistad y camaradería entre los socios.

  5. Motivar a los socios mediante el conocimiento de los objetivos de Activo 20-30 y el beneficio personal que reporta pertenecer a esta Institución.

Recomendamos que a este comité pertenezca el Vicepresidente.


  1. Comité de Finanzas.

Será presidido por el Tesorero y tendrá como funciones:

  1. Formular un presupuesto a principio de cada semestre parta regular los gastos del Club y hacer las recomendaciones del mismo.

  2. Presentar el presupuesto y las recomendaciones al Consejo de Directores.

  3. Buscar la financiación requerida para los programas propuestos por el Comité de Programación o la Asamblea de socios.




  1. Comité de Asistencia.

El comité de Asistencia consistirá de un Director, (Se sugiere que sea el Sargento de Armas ) y sus deberes serán:

  1. Fomentar la asistencia a las sesiones y demás reuniones del Club.

  2. Llevar un récord de Asistencia de cada socio.

  3. Velar porque los socios que no asistan a las reuniones reciban un recordatorio y que sean informados de lo tratado en la reunión en la cual estuvieron ausentes y motivarlos a asistir puntualmente.




  1. Comité de Programación y Proyectos.

Este comité tendrá como objetivos:

  1. Preparar y presentar programas para las sesiones regulares y especiales del Club y coordinar éstos junto con el Club Patrocinador.

  2. Presentar al Consejo de Directores estudios pormenorizados de proyectos que pueda realizar el Club, cuando le sean solicitados por el mismo.

En resumen, este es el Comité que CREA Y PROGRAMA.


  1. Comité de Publicidad.

El comité de Publicidad tendrá como finalidad:

  1. Dar a conocer al público los ideales, propósitos y actividades del Club Activo 20-30 Juvenil, por medio de la prensa, radio, televisión, emblemas, calcomanías, boletines y demás medios publicitarios.

  2. Actuar macanudamente con el Club Patrocinador.




  1. Comité de Educación.

El Comité de Educación constará de un director quien tendrá como funciones:

  • La Educación de todos los socios en cuanto a los ideales y objetivos de Activo 20-30, así como darle a conocer asuntos de interés relacionados con su formación personal.




  1. Comité de Expansión y Relaciones Interclubes.

Son funciones de este Comité:

  1. Promover la formación de nuevos clubes Activos 20-30 Juveniles.

  2. Fomentar mejores relaciones entre los clubes Activo 20-30 Juveniles y los Clubes Activo 20-30.

  3. Relacionarse con los otros clubes de servicio que existen en su comunidad.

  4. Fomentar las relaciones con la Organización Activo 20-30 Internacional y con W.O.C.O.

REGISTRO PERSONAL DEL SOCIO
Nombre: _____________________________________ Soltero  Casado 

Dirección de Casa ______________________ Teléfono: __________________ Dirección de Negocio: ____________________ Teléfono: __________________ Negociación que representa: _____________ Cargo que ocupa: ____________ Clasificación: ________________________ Fecha de Nacimiento: ___________ Fecha de ingreso y Reingreso ______ 20 __ Recomendado por: ___________




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Sirvió en el Comité De

De

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Puestos Ocupados

De

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REGISTROS CONTABLES

FECHA

DESCRIPCIÓN

FOLIO

CARGOS

PAGOS

FECHA

DECRIPCIÓN

FOLIO

CARGOS

PAGOS











































































































































































































































































































































REGISTRO DE PAGOS DE CUOTAS


NOMBRE

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

OBSERVACIONES




















































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































ACTIVO 20 30 INTERNACIONAL

INFORME OFICIAL MENSUAL

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