Instituto universitario tecnológico de ejido departamento de ciencias sociales






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INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLÓGICO DE EJIDO

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS SOCIALES


CATEDRA DE CONTABILIDAD II


UNIDAD I



EFECTIVO





EFECTIVO:

Es la primera partida, la más importante y las más circulante que aparece en el Balance General, es la disponibilidad inmediata que la empresa cuenta en el momento de dinero de curso legal; como monedas, billetes, cheques que esta en caja o en banco y que se utiliza para fines generales o para cubrir obligaciones o responsabilidades. (pago a proveedores, compra de activos fijos, pago de dividendos, pago de nómina, gastos operacionales, etc.)
CUENTAS QUE LO CONFORMAN

- Caja Principal

- Caja Chica

- Banco

Están ubicadas en el Activo Circulante Disponible y tienen saldo Deudor
CAJA

Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dándosele un cargo y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una factura.
REGISTRO CONTABLE
------------------X--------------------

Caja xx

Ingreso por Servicios o Ventas xx

P/r ingresos por ventas
------------------X---------------------

Cuentas por pagar xx

Pago a empleado xx

Gastos varios xx

Caja xx

P/r desembolsos varios
-------------------X---------------------

Banco xx

Caja xx

P/r el depósito en la cuenta bancaria
FALTANTE O SOBRANTE EN CAJA FALTANTE
XX-X-XX -X-

Diferencia en caja xx (cuenta transitoria)

Caja xx

P/R el faltante existente en el arqueo realizado el día xxx
xx-xx-xx -x-

Cuenta x Cobrar xx

Diferencia en caja

P/r que el faltante existente en caja el día xxx


SOBRANTE

x-xx-xx -x-

Caja xx

Diferencia en caja xx

P/R el sobrante existente en el arqueo realizado el día xx

xx-xx-xx -x-

Diferencia en caja xx

Venta o cuenta por cobrar xx

P/R sobrante según arqueo realizado el día xx proveniente de .....

Formulario de movimiento de diario de caja que contiene columnas de entradas (ventas) salidas( egresos varios)

  • El efectivo en caja puede estar constituido por:

- Dinero en efectivo en moneda nacional

- Moneda extranjera en efectivo o cheque de gerencia

- Cheques pagaderos por terceros

- Giros postales o bancarios

- Recibos de tarjetas de crédito pendientes por depositar

- Vales de cesta ticket recibidos de clientes


  • El efectivo en caja no puede estar conformado por:

- Cheques posfechados. Por razones legales no esta permitido aceptar cheques posfechados.

- Cheques devueltos por falta de fondo. Deben reclasificarse a una cuenta por cobrar o cheques devueltos de clientes

- Vales
CAJA CHICA

- Es un fondo fijo que se crea a través de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en efectivo para efectuar desembolsos menores. (Para no elaborar un cheque por una cantidad irrisoria, se pierde tiempo y papeleo)

- La empresa debe definir el monto máximo y la naturaleza del gasto a pagar por el fondo.

- Los pagos que se efectúen deben estar aprobadas por las personas responsables y autorizadas para tal fin.

- Deben asignarse los fondos fijos a personas responsables con controles estrictos a fin de que no se desvíe su fin.

- Todo desembolso debe estar amparado por un comprobante de pago de caja chica y su respectiva factura..

- El custodio conserva todos los comprobantes de los pagos realizados, los cuales serán contabilizados en el momento que el fondo sea sujeto de reposición.
CONSTITUCION O CREACION DE LA CAJA CHICA
XX-X-XX -X- Dr. Cr.

Caja Chica o Fondo Fijo xx

Banco xx

P/r creación del fondo fijo o caja chica
Una vez creada caja chica no recibirá ningún cargo o abono, es decir su saldo permanecerá inalterable, a menos que se quiera aumentar, disminuir o cancelar su saldo


REPOSICION O REEMBOLSO
-Debe reponerse cuando el monto en Bolívares de comprobantes o facturas (desembolsos) asciende a un 75% de su monto total.

- El custodio elabora la relación de gastos, la solicitud de reembolso con los comprobantes debidamente autorizados para entregarlos a la persona autorizada (administrador o gerente) quien verificara el saldo aun disponible del fondo mas el total de los importes de los comprobantes que debe ser igual a la suma o saldo del fondo fijo, para emitir el cheque por la diferencia que corresponde a los pagos efectuados, a nombre de la persona responsable con el carácter NO ENDOSABLE.

- Las facturas que soportan los pagos hechos por el fondo fijo deberán ser inutilizadas con una maquina troqueladora o por medio de un sello que tenga la expresión “Cancelado”, para evitar que sean presentadas nuevamente para su cobro.
REGISTRO CONTABLE

xx-xx-xx -x-

Fletes s/ compra xx

Gastos de artículos de escritorio xx

Gastos de transporte xx

Gastos de correspondencia xx

Gastos de alimentación xx

Banco xx

P/R el reembolso o reposición del fondo de caja chica de acuerdo a la relación presentada por el custodio del fondo
AUMENTO DEL FONDO

El registro contable es igual al de su constitución, con la variante de que el monto a contabilizar es por la diferencia entre el fondo actual y el nuevo.
xx-xx-xx -x-

Caja Chica o fondo fijo xx

Banco xx

P/R el aumento del fondo de caja chica del dpto. x
DISMINUCION DEL FONDO

El registro se realiza en forma inversa al de su constitución

xx-x-xx -x-

Banco xx

Caja Chica o fondo fijo xx

P/R la disminución del fondo fijo del Dpto. X

Aquí se hace un depósito bancario, si no es así y se decide depositar en la caja principal el cargo se haría a caja y no a banco
FALTANTES O SOBRANTES DE CAJA

Se presenta cuando hay diferencia entre el saldo del arqueo y saldo contable del fondo

ARQUEO DE CAJA CHICA

Consiste en la revisión e inspección de todos los valores en poder del custodio


FALTANTE

Este registro se realiza cuando se haga la reposición, así

xx-x-xx -x-

Suma de todos los gasto xx

Faltante de caja Chica xx

Banco xx

P/R la reposición del fondo de caja chica y el respectivo faltante
SOBRANTE

Si hay sobrante este beneficia a la empresa, por lo tanto es tomada como una cuenta de ingresos llamada sobrante de caja chica

xx-x-xx -x-

Suma de todo los gastos xx

Banco xx

Sobrante de caja chica xx

P/R reposición de caja chica y el respectivo sobrante
BANCO

Es una cuenta del activo circulante disponible, con saldo deudor, que se emplea para registrar los movimientos de las cuentas bancarias, estos movimientos pueden ser en moneda nacional como en moneda extranjera que se generan por las diferentes operaciones que se suceden en la empresa..

Los tipos de movimiento más comunes que afectan a una cuenta bancaria son:
- Cheques recibidos y cheques emitidos

- Depósitos efectuados y depósitos recibidos

- Notas de débito

- Notas de crédito
CHEQUES

Son los documentos que movilizan el efectivo en las cuentas corrientes

Tienen ciertas características:

- Numeración correlativa

- Nombre del titular de la cuenta (librador)

- Librado es al que se le ordena pagar el cheque (banco)

- El nombre del beneficiario (no endosable y no al portador)
Tipos de cheques:

- Cheque al portador (cualquier persona puede cobrarlo)

- Cheque nominativo ( lleva el nombre de la persona que puede cobrarlo)

- Cheques negociables (cuando se endosan a otra persona, es decir se le ceden todos los derechos o parte a la otra persona

- Cheques de Gerencia (son los emitidos por una institución bancaria y avalados por su patrimonio para pagar grandes cantidades de dinero.
DEPOSITOS

Son las colocaciones por concepto de las cobranzas en efectivo o en cheque
NOTAS DE DEBITO

Son elaboradas por el banco y enviadas a la empresa para hacerle saber que le fue cargada a la cuenta, es decir, disminuyen el saldo de las cuentas corrientes , La empresa no se entera de la nota de débito hasta que las recibe del banco o recibe el estado de cuenta bancario. ( Comisiones e intereses bancarios -cheques depositados y devueltos - Chequeras entregadas- por pago de nómina - Giros no cancelados, entre otros.)
NOTAS DE CREDITO
Son las que envía el banco a la empresa para hacerle saber que le fue abonada, es decir, aumentan el saldo de la cuenta corriente. Se origina por:

- Transferencias recibidas de otras cuentas corrientes- por abonos de préstamos recibidos - por intereses recibidos, giros cobrados etc.
Los movimientos entre los libros del banco y de la empresa son inversos, lo que para uno es un débito, para la otra parte es crédito.
LIBRO AUXILIAR DE BANCO

FECHA DESCRIPCION DEBE HABER SALDO

xx Depósitos 2000 2000

xx Emisión de cheques 800 1800

CHEQUES FANTASMAS

Son aquellos que aparecen disminuidos en el estado de cuenta del banco y que no corresponden a nuestra cuenta
CHEQUES DEVUELTOS

Son aquellos que el banco regresa a la empresa por no tener fondos o por algún error cometido al emitirlos
ERRORES U OMISIONES

Son aquellos que son cometidos por el banco o la empresa bien sea por errores numéricos de una cantidad mal registrada, por números cambiados, desplazamiento del punto, anotaciones realizadas en fechas diferentes, cheques fantasmas, cheques devueltos, entre otros.
EFECTOS POR COBRAR DESCONTADOS

Son aquellos giros que son enviados al banco, para que este facilite el monto del dinero equivalente al giro por adelantado a su fecha de vencimiento, tiene saldo acreedor y disminuye a los Efectos por Cobrar en el Activo Circulante dentro del Exigible a Corto Plazo en el Balance General
Cuando sucede:

--------------x-------------------

Banco xx

Intereses Gastos xx

Efectos por Cobrar Descontados xx

P/R giros enviados al banco para ser descontados
En la fecha de vencimiento cuando el cliente cancela

---------------x-------------------

Efectos por Cobrar Descontados xx

Efectos por Cobrar xx

P/R cancelación del giro descontado en el banco
Si el cliente no cancela

-------------------x-----------------------

Efectos por cobrar Descontados xx

Comisiones bancarias xx

Banco xx

P/R cancelación de giro enviado al banco y no fue pagado
CONCILIACION BANCARIA
Es un proceso que consiste en comparar el saldo de bancos entre los libros de la empresa y el estado de cuenta bancario, analizando las causas originan las diferencias entre ambos saldos y de esta manera determinar el saldo real que debe tener la cuenta banco en ambos libros.
LAS TRANSACCIONES QUE GENERAN DIFERENCIAS SON LAS SIGUIENTES:
1.- TRANSACCIONES REGISTRADAS EN EL BANCO Y NO EN LA EMPRESA , originadas por:
a) Notas de Débito- disminuyen el saldo de la empresa :

- Devoluciones de cheques recibidos de los clientes

- Devolución de efectos por cobrar que habían sido descontados, los cuales no fueron cancelados a su vencimiento por los clientes

- Cargos por concepto de chequeras entregadas a la empresa

- Cargos por la cancelación de préstamos obtenidos por la empresa

- Cargo por intereses, comisiones u otros servicios prestados a la empresa

- Cargo por transferencias hechas a otras cuentas bancarias
b) Notas de Crédito -aumentan el saldo de la empresa:

- Recepción de un préstamo concedido por el banco

- Transferencias recibidas de otras cuentas bancarias

- Abono del monto neto correspondiente al descuento de efectos por cobrar a favor de la empresa

- Abono recibido por un depósito realizado por un cliente directamente a nuestra cuenta bancaria

- Abono por intereses correspondientes a colocaciones mantenidas en el banco
2.- TRANSACCIONES REGISTRADAS EN LOS LIBROS DE LA EMPRESA Y NO EN EL BANCO:

- Cheques en tránsito, es decir emitidos y/o entregados a sus beneficiarios pero que no han sido presentados para su cobro

- Depósitos en tránsito, Son depósitos pendientes por consignar al banco
3.- ERRORES DE LA EMPRESA

- Omisión del registro de un cheque o un depósito en los libros

- Registrar un cheque, deposito, nota de debito o de crédito por su monto diferente.
4.- ERRORES DEL BANCO

- Registro de cheques o depósitos por montos diferentes

- Abono por el banco de depósitos o notas de crédito por diferentes conceptos que no corresponden a la empresa.

- Omisión del registro de cheques o depósitos entregados


PASOS PARA REALIZAR LA CONCILIACION BANCARIA

1.- Recibimos el Estado de Cuenta Bancario

2.- Lo comparamos con la cuenta del Libro Mayor de Banco

3.- Cotejamos el talón de la chequera con el estado de cuenta del banco, para verificar que todos los cheques emitidos fueron cobrados y los que no aparecen serían los cheques en tránsito, es decir los que no ha cancelado el banco.

4.-Verificamos si los depósitos que aparecen en el estado de cuenta del banco, se corresponden con las planillas de depósito que tenemos archivada en la carpeta. En caso de no aparecer en el estado de cuenta del banco será un depósito en tránsito el cual fue realizado por la empresa en fecha de cierre del mes y el banco no alcanzó registrar.

5.- Revisamos si en el estado de cuenta del banco existen Notas de Débito y Crédito, en el archivo si fueron recibidas y si fueron registradas en el libro Mayor

6.- Corregimos los posibles errores que puedan existir, tanto en el estado de cuenta enviado por el banco como en la cuenta del Libro Mayor

7.- Elaboramos la Conciliación Bancaria por cualquiera de los métodos y así verificamos cuál es el saldo correcto que debe haber en los libros de la empresa y en el estado de cuenta del banco

8.- Realizamos los asientos de ajustes necesarios, tomando la información de los libros de la empresa, para de esta manera, corregir los errores y registrar las operaciones realizadas por el banco y notificadas a través de las notas de débito y crédito.
METODOS PARA EFECTUAR LAS CONCILIACIONES
1.- METODO DE SALDOS ENCONTRADOS.-

Consiste en partir del saldo final del estado de cuenta bancario para llegar al saldo del banco según libro de la empresa o viceversa.
2.- METODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS

Consiste en partir al mismo tiempo de los saldos que reflejan los libros y los estados de cuenta bancarios para llegar a dos saldos iguales o correctos.- Es un método de razonamiento lógico, porque permite conocer con claridad el saldo correcto de la Cuenta Banco.
Ejemplo:

El 28-02-06, el mayor auxiliar de la cuenta Banco Regional mostraba un saldo de Bs. 23.260 y el estado de cuenta enviado por el banco mostraba un saldo de Bs. 21.308. La diferencia se debía a lo siguiente:
a.- Los ingresos del día 28-02 por Bs. 5.804, se registraron en la contabilidad de la empresa ese día, pero el depósito se realizó por medio del cajero nocturno por lo que en el estado de cuenta de febrero este no aparecía.
b.- Anexo al Estado de cuenta bancario se recibieron las siguientes notas de debito:

- ND Nº 432 Bs. 32, por concepto de emisión de Estado de cuenta

- ND Nº 467 “ 800 se anexa al cheque del cliente Juan Sosa, el cual no tenia fondos
c.- Cheques emitidos por la empresa pero no cobrados en el banco:

Cheque Nº 379 Bs. 1.304

Cheque “ 384 “ 2.736

Cheque “ 390 “ 644

Se Pide:

1.- Preparar la conciliación bancaria por ambos métodos

2.-Preparar los asientos de ajustes necesarios
PRECONCILIACION
EMPRESA BANCO

EXPLICACION DEBE HABER DEBE HABER

SALDO AL 28/02-00 23.260 21.308

Depos. en tránsito 5.804

ND 432 emis. Edo. Cta. 32

ND 467 cheque devuelto 800

Cheques en transito:

Nº 379 1.304

Nº 384 2.736

390 644

23.260 832 4.684 27.112

22.428 22.428

METODO POR SALDOS ENCONTRADOS
EMPRESA XXX

CONCILIACION BANCARIA

AL 28-02-06

BANCO REGIONAL
Saldo según Edo. de Cta. Banco 21.308

Más: Depósito en tránsito 5.804

ND 432 Emisión Edo. Cta. 32

ND 467 cheque devuelto 800 6.636

Sub-total 27.944

Menos: cheques en transito:

Nº 379 1.304

384 2.736

390 644 4.684

Saldo según Libro de la empresa 23.260

=====

Saldo según Libro de la Empresa 23260

Mas: cheques en tránsito

Nº 379 1.304

384 2.736

390 644 4.684

Sub-total 27.944

Menos: depósitos en tránsito 5.804

ND 432 32

ND 467 800 6.633

Saldo según Banco 21.308

=====
ASIENTOS DE AJUSTES
XX-XX-XX -1-

Comisiones Bancarias 32

Banco Regional 32

P/r ajustes de la conciliación
XX-XX-XX -2-
Cuentas por cobrar 800

Banco Regional 800

METODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS
EMPRESA XXX

CONCILIACION BANCARIA

AL 28-02-06

BANCO REGIONAL



Saldo s/libro 23.260 Saldo s/ Banco 21.308

Menos: Más: dep. en transito 5.804

ND 432 emis/edo cta 32 Sub-total 27.112

ND 467 ch. devuelto 800 832 Menos ch. tránsito: 379 1.304

384 2.736 390 644 4.684

Saldos iguales 22428 Saldos iguales 22.428

===== =====


CONCILIACION BANCARIA

1.- METODO SALDOS ENCONTRADOS

EMPRESA XXX, C..A EMPRESA XXX, C.A

CONCILIACIÓN BANCARIA AL 31-X-XX CONCILIACIÓN BANCARIA AL 31-X-XX

BANCO A BANCO A

Saldo s/ Bancos xxx Saldo s/ Libros xxx

Más: Más:

- Depósitos en tránsito xxx - Cheques en Tránsito xxx

- Notas de déb. no contab. xxx - Notas de créd. no contab. xxx

- Errores u omisiones de la - Errores u omisiones/ empresa

empresa que incrementan que disminuya saldo xxx

el saldo xxx - Errores u omisiones/ Bco.

-Errores u omisiones del que incrementa el saldo xxx

banco que disminuya/saldo xxx

Menos: Menos:

- Cheques en Tránsito xxx - Depósitos en tránsito xxx

-Notas de Crédito no contab. xxx - Notas de Débito no contab. xxx

-Errores u omisiones de Emp. - Errores u omisiones /empresa

que disminuya saldo xxx que incrementa el saldo xxx

-Errores u Omisiones de Bco. - Errores u omisiones/Banco

que incremente saldo xxx que disminuye el saldo xxx

Sub-total xxx Sub-total xxx

Saldo Encontrado s/ Libro xxx Saldo Encontrado s/ Banco xxx

=== ===
2.- METODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS
EMPRESA XXX, C..A

CONCILIACION BANCARIA AL 31-X-XX

BANCO XXXX
Saldo s/ libros xxx Saldo según Edo. de cuenta Banc. xxx

Más: Más:

-Notas de crédito no registradas xxx - Depósitos en tránsito xxx

- Depósitos no registrados xxx - Errores del Banco que

- Errores empresa que disminuyan el saldo xxx

disminuye el saldo xxx

Menos: Menos:

- Notas de débito no registradas xxx - Cheques en Tránsito xxx

-Errores de la empresa que - Errores del Banco que

aumentan el saldo xxx xxx aumenten el saldo xxx xxx

Saldos ajustados o Correctos xxx Saldos ajustados o Correctos xxx

=== ===

PRECONCILIACION O CONCILIACION PRELIMINAR


EXPLICACION EMPRESA BANCO

DEBE HABER DEBE HABER

ERRORES DE LA EMPRESA

MÁS: error xx

MENOS: error xx

ERRORES DEL BANCO

MAS: error xx

MENOS: error xx

MAS: PARTIDAS QUE EL BANCO CARGA

Y LA EMPRESA NO ABONA

Notas de Débito

MENOS: PARTIDAS QUE EL BANCO ABONA

Y LA EMPRESA NO CARGA

Nota de Crédito

MAS: PARTIDAS QUE LA EMPRESA CARGA

Y EL BANCO NO ABONA

Depósitos en Tránsito

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