Sistema de gestion de seguridad, salud en el trabajo y ambiente






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fecha de publicación17.03.2017
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SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE

CODIGO:


FECHA:


PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION Y ACCESO DE REQUISITOS LEGALES

VERSION:

001




  1. OBJETO

El objeto del presente procedimiento es establecer los medios y los responsables en la correcta, completa y continua identificación, acceso y actualización de todos los requerimientos de Seguridad, Salud en el trabajo y medio ambiente, tanto legales como de otra índole, que aplican a las actividades de la Empresa.


  1. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas la actividades de la empresa que impliquen requerimientos de Seguridad, salud en el trabajo y Medio Ambiente, tanto legales como de otra índole, de acuerdo al impacto en la empresa.


  1. RESPONSABILIDAD


Coordinador de SSTA: será responsable de Identificar y revisar de las fuentes de información, Registros de los requisitos legales, divulgación de la información, actualización, y seguimiento al cumplimiento, Evaluación legal.



  1. DEFINICIONES

LEGISLACIÓN COLOMBIANA: Conjunto de normas jurídicas de general aplicación que regulan las conductas humanas y que son de obligatorio cumplimiento.
INSTITUCIONES REGULADORAS: Instituciones encargadas de generar las normativas y disposiciones en materia de salud ocupacional y medio ambiente que deben cumplir las empresas.
INSTITUCIONES FISCALIZADORAS: Instituciones encargadas de verificar el cumplimiento de dichas normativas por parte de las empresas.
REQUISITO LEGAL: Condición(es) que establece la ley para el ejercicio del(los) derecho(s) de la organización.
NORMATIVIDAD: Es el marco Regulatorio Nacional que existe en el ordenamiento jurídico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica.
LEY: Norma expedida por el Congreso de la República y que tiene como característica ser de contenido general, abstracto e impersonal.
DECRETO - LEY: Acto expedido por el Presidente de la República que tiene la misma fuerza que una ley, pero que por mandato de la Constitución en algunos casos particulares, se asimilan a leyes expedidas por el Congreso.
DECRETO: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones administrativas. Por lo general son expedidos por el Presidente, Gobernadores y Alcaldes, entre otros.
RESOLUCIÓN: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la Administración Pública adoptan decisiones en el ejercicio de sus funciones.
JURISPRUDENCIA: Decisiones de carácter general y definitivo tomadas por los órganos jurisdiccionales del país.
CIRCULAR: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.



  1. PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES/TAREAS

COMO

RESPONSABLE


Identificar nueva normatividad SSTA

Cada bimestre el coordinador SSTA ingresa a la página web del ministerio protección social y ministerio de trabajo y demás fuentes oficiales que suministren información sobre legislación. E identifica la nueva normatividad aplicable a la empresa y la ingresa en la matriz de requisitos legales de Ssta, coloca como se cumple, de haber un incumplimiento se documenta plan de acción. y se documenta en un acta “ Formato de actualización legal”.

Si hay un cambio antes del bimestre y es identificado, se registra en la matriz.

En la revisión gerencial se analiza el estado de actualización de la matriz de requisitos legales, indicando nuevos requisitos ingresados.

Coordinador SSTA



Identificar nueva normatividad ambiental

Cada bimestre el coordinador SSTA ingresa a la página web del ministerio del medio ambiente en la opción gaceta y demás fuentes oficiales que suministren información sobre legislación. E identifica la nueva normatividad aplicable a la empresa y la ingresa en la matriz de identificación requisitos legales coloca como se cumple, de haber un incumplimiento se documenta plan de acción.

Si hay un cambio antes del bimestre se registra en la matriz.

En la revisión gerencial se analiza el estado de actualización de la matriz de requisitos legales, indicando nuevos requisitos ingresados.

Coordinador SSTA


Comunicar requisitos legales y otros a trabajadores y partes interesadas

El coordinador SSTA cada que se identifique normatividad y otros requisitos aplicables a la empresa le comunica dichas exigencias al personal, y de ser necesario se coordina formación y entrenamiento.

A las partes interesadas tales como contratistas se les comunican los requisitos aplicables y se les da un plazo para que demuestren por medio de registros el cumplimiento de la normatividad.

Coordinador SSTA



Responder consultas

Cualquier persona propia de la organización o externa puede consultar sobre la normatividad aplicable, su cumplimiento o dudas se canaliza a través del coordinador SSTA o la Gerencia, quienes analizan la consulta presentada y generan una respuesta.

Coordinador GESTIÓN SSTA

Evaluación y seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales

La evaluación de requisitos legales se realizara cada seis meses. Para evaluar el cumplimiento legal se tendrá en cuenta el número de requisitos legales que la empresa cumple entre el total de requisitos legales aplicables, si en la evaluación se detecta un requisito adicional que no esté contemplado en la matriz y por tanto no se cumple, este se sumara al indicador, afectando negativamente el cumplimiento. Para tener trazabilidad de las evaluaciones legales realizadas se dejara un acta de la matriz evaluada y se le identificara con el nombre Evaluación legal No.__ y la fecha de la evaluación, por Ej: Evaluación legal No. 1. Mayo de 2009. y se realizara debajo de los requisitos legales identificados, indicando el porcentaje de cumplimiento y su respectivo análisis.

Como herramienta para determinar el cumplimiento se pueden desarrollar listas de chequeo en donde se definan los criterios de cumplimiento de la legislación identificada.

La evaluación del cumplimiento legal de igual manera se puede realizar a través del desarrollo de inspecciones y auditorías internas periódicas al SGSSTA o a través de auditorías legales específicas programadas por la empresa.


Coordinador SSTA




  1. REGISTROS




  • Matriz de requisitos legales SST.

  • Matriz de requisitos legales Ambiental.

  • Formato de actualización legal.



  1. ACTUALIZACIÓN


Control de Documentos



REVISION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

FECHA



Creación del documento

15-09-2013










Elaboro:

Revisó:

Aprobó:

Cargo: Coord. SSTA

Cargo: Asistente de Gerencia

Cargo: Asistente de Gerencia

Firma:

Firma:

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