Programa de gestión documental grupo de trabajo






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2.3 IMPLEMENTACIÓN



Implementación: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el programa. La implementación es la parte final del programa de gestión documental y se constituye en al prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la administración. La implementación significa la asignación de responsabilidades dentro de la entidad, la definición de roles y el establecimiento del programa.

2.4 SEGUIMIENTO



El seguimiento debe ser considerado lo más importante del Programa de Gestión Documental, por cuanto le da cohesión a las directrices formuladas. Implica la manera como se da alcance a los objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestión de los recursos y todas las actividades administrativas de dirección del Programa, así como la adopción de los correctivos y medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas. Se debe indicar que este seguimiento requiere de un órgano de coordinación, el Comité de Archivo y la conformación de equipos de trabajo a cargo de esta labor.


3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS
Para la organización de los Fondos Acumulados con base en la aplicación de la Tabla de Valoración Documental, se podría tener en cuenta el siguiente flujo de información y quedaría vinculado al proceso de organización de documentos, específicamente en el Flujo de 2.2.8.5.3 Archivo Central.







ANEXOS
Ver archivo: Anexos PGD.doc


BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación
--------. Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del

Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
--------. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta”del capitulo V,

“Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.
--------. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones

oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
--------. Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las

Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la
--------. Acuerdo No. 042. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las

entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental

y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26
--------. Acuerdo No. 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos

acumulados
--------. Archivos bancarios : memorias. Bogotá : AGN, 2002.
--------. Archivos de historias clínicas : memorias. Bogotá : AGN, 2002.
--------. Archivos de historias laborales : memorias. Bogotá : AGN, 2001.
--------. Archivos de la educación superior : memorias. Bogotá : AGN, 1998.
--------. Cartilla de clasificación documental. Bogotá : AGN , 2001
--------. Comité Técnico de Gestión de Documentos del SNA. Metodología para implementar un programa de

gestión de documentos : texto enriquecido. 2004.
--------. y Departamento Administrativo de la Función Pública. Circular No.004 DE 2003 – Organización de las

historias laborales
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2004.
--------. Gestión de la correspondencia : memorias. Bogotá : AGN, 2002.
--------. Gestión documental : bases para la elaboración de un programa. Bogotá : AGN, 1996.
--------. Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías. Bogotá : AGN, 2004.
-------. Guía para la administración de comunicaciones oficiales. Bogotá : AGN, 2003.
-------. Guía para la conservación preventiva de archivos. Bogotá : AGN, 1997.
------. Grupo Laboratorio de Restauración. Concepto técnico sobre uso de tintas. 2001
------. Grupo Laboratorio de Restauración. Documento por el cual se establecen las especificaciones técnicas para

las unidades de conservación. 2005
------. Grupo Laboratorio de Restauración. Sistema Integrado de Conservación. 2005

--------. Grupo de Correspondencia y Archivo. Guía para la organización de los archivos de gestión y transferencias

documentales : documento de trabajo. 2004
--------. Grupo de Correspondencia y Archivo. Proyecto de cartilla de aplicación de tablas de retención documental.

2003
--------. Introducción a la archivología. Bogotá : AGN, 1997.
--------. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
--------. Los archivos y la administración pública : memorias. Bogotá : AGN, 1997.
--------. Los archivos y las nuevas tecnologías: memorias. Bogotá : AGN, 2001.
--------. Manual de organización de fondos acumulados. Bogotá : AGN, 2004.
--------. Ordenación documental. Bogotá : AGN, 2003.
--------. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Bogotá : AGN, 2003.
--------. Pautas para el establecimiento de políticas y planes de automatización de archivos. Bogotá : AGN, 1998. 53

p.
--------. Pautas para la organización de archivos municipales. Bogotá : AGN, 2000.
--------. Pautas para utilización de microfilm. Bogotá : AGN, 1994.
--------. Qué es una transferencia: [folleto]. AGN, 2004)

--------. Reglamento general de archivos. 3ª ed. Bogotá : AGN, 2003

--------. Relación de normas sobre archivos en Colombia. Bogotá : AGN, 2004

--------. Resolución Nº 026 de 2004. Por la cual se expide y adopta el Reglamento Interno de Correspondencia y

Archivo del Archivo General de la Nación
--------. Resolución Nº 089 de 2003. Por el cual se expide el reglamento para el uso de Internet y correo electrónico

en el Archivo General de la Nación
--------. Servicios de archivo : acceso y difusión de la información. Bogotá : AGN, 1994.
--------. Tablas de retención y transferencias documentales : versión actualizada. Bogotá : AGN, 2001. 92 p.
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ICONTEC. NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”
--------. NTC 2223:1986:, “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir
--------. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm.

(3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.
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--------. NTC 3393. Elaboración documentos comerciales
--------. NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”
--------. NTC 4095 “Norma general para la descripción archivística”
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1 LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivísticos y gestión de documentos : ponencia. 14 Congreso Internacional de Archivos (Sevilla : Consejo Internacional de Archivos, 2000); p. 32.

2 DOYLE. Murielle y FRENIERE, André. La preparación de manuales de gestión de documentos para las administraciones públicas. París : UNESCO, 1991. p. 54

3 LLANSO SANJUÁN, Joaquim. Gestión de documentos : definición y análisis de modelos. Bergara : Irargi, 1991. p. 234

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