Programa de gestión documental grupo de trabajo






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2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL



En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia.
La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia.
En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:


  • Recepción,

  • Distribución,

  • Trámite,

  • Conservación y

  • Consulta de documentos.


2.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS



La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.


2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN



“Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Ley 594 de 2000.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:


  • Producción,

  • Recepción,

  • Distribución,

  • Trámite,

  • Organización,

  • Consulta,

  • Conservación, y

  • Disposición final de documentos.


2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL



“En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:


  • Organización,

  • Consulta,

  • Conservación, y

  • Disposición final de documentos.



2.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO



“Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. Ley 594 de 2000.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:


  • Organización,

  • Consulta,

  • Conservación, y

  • Disposición final de documentos.



2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL



2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL






















2.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS



2.2.8.2.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS


























2.2.8.2.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.


















La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. Ver Anexo 2.4 y (Ver 4. Trámite de documentos)








2.2.8.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.
2.2.8.3.1 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS





















La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas. (Ver 4 Trámite de documentos)







2.2.8.3.2 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.






















2.2.8.3.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.




































Se entrega a la dependencia el documento devuelto para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar. Ver 1 Producción documental





















2.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS


























































Archiva documento y proyecta respuesta.(Ver 1.Producción Documental)
































2.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:



2.2.8.5.1 ARCHIVOS DE GESTIÓN.





Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas, carpetas). Ver Anexo 11.1




Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe y envía documentos para ser tramitados y archivados







Las entidades deben implementar las Tablas de Retención Documental (Anexo 3)











Las dependencias identifican sus series y subseries con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental.








Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenación
















La Dependencia ordena expedientes o carpetas que conforman la serie o subserie, siguiendo el método preestablecido.





Consultar: Anexo 3.4 Criterios para la organización de los archivos de gestión










La dependencia ubica los documentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites







Adoptar el formato de inventario único documental y la obligatoriedad de su elaboración tanto por dependencia, funcionario y transferencia. Ver Anexo 6










La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboración y actualización, en cada caso: Dependencia, funcionarlo, transferencia










Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo señalado, además se aplican directrices (Anexo 13)












La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación de las series correspondientes (Ver Anexo 13.2) o preparará la transferencia primaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboración (Anexo 7.1)





La dependencia remite la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato único de inventario documental, en la fecha establecida en el cronograma de transferencias. Ver 5.2 Organización de documentos : Archivo Central








2.2.8.5.3 ARCHIVO CENTRAL







El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices (anexo 7.1) y realiza el cotejo.





Se realizan los ajustes necesarios y se remite nuevamente al Archivo Central




El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y conforme a las TRD. Ver Anexo 3.5





Consultar:

Organización Archivo Central (Anexo 3.5)







El Archivo central adopta los sistemas de ordenación que permiten ubicar secciones, subsecciones series y subseries y velará por la correcta organización e instalación de las unidades de conservación y almacenamiento.





Consultar Inventario General de Documentos (Ver Anexo 3.5)





El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que faciliten la localización de los mismos y de ser necesario elaborará los instrumentos de consulta requeridos. Ver Anexo 8

















El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación, la selección, la microfilmación de las series correspondientes (Ver Anexo 13) o preparará la transferencia secundaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboración (Anexo 7.2)




El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histórico, verificando previamente los procesos técnicos de organización de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato único de inventario documental. Ver 5.4 Organización de documentos : Archivo Histórico





2.2.8.5.4 ARCHIVO HISTÓRICO




Archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central, previamente revisadas y cotejadas, con su respetivo inventario (instrumento de consulta, procurando su homogeneización) en las unidades de conservación adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.1)




El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos, teniendo como base los criterios para su organización (Anexo 3.6)










Consultar Organización Archivo Histórico (Anexo 3.6 y 5)








El Archivo histórico adoptará los sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries y velara por correcta organización e instalación de áreas de depósito, unidades de conservación y almacenamiento.






El Archivo Histórico mejorará el instrumento de consulta elaborado por el Archivo remitente y/o conformará otros instrumentos de consulta. Ver Anexo 8















El Archivo Histórico propenderá mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e implementación de servicios de archivo (Anexo 10.2) . Ver 6 Consulta de documentos





2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS






































































2.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS







La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Correspondencia, los archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico, sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes.








La entidad explica metodología expuesta en la publicación del AGN “Pautas para diagnóstico integral de archivos”.










La Entidad a partir del diagnostico se diseña el Sistema integrado de Conservación, (Anexo 12)







La Entidad conforme con el Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12)









La Entidad hace la debida señalización y adecuación de estas afeas, con el fin de habilitarlas para su utilización en la Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestión, Central e Histórico.




La Entidad suministra el equipo mobiliario adecuado, de acuerdo con lo expuesto en el Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12) y lo estipulado en el Anexo 11.1












Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas áreas administrativas destinadas al Archivo de Gestión y las áreas para procesos técnicos y depósitos en el Archivo Central e Histórico, de acuerdo con los lineamientos dados en el Anexo 11.1 y Anexo 12












La entidad suministra las unidades de conservación en las condiciones establecidas en el Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12) y los lineamientos dados en el Anexo 11.1






La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservación establecidos para cada fase de archivo, de acuerdo con los tiempos de retención, los formatos, los soportes y siguiendo lineamientos establecidos en los Anexos 3.4, 3.5, 3.6 y 11.1








Consultar: Seguridad de la información. Anexo 11.2

Sistema Integrado de Conservación. Anexo 12









La entidad aplica el Sistema Integrado de Conservación y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos, siguiendo lineamientos expuestos en los Anexo 11.2 y 12 (Ver 5 Organización de documentos)










2.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS











Aplica metodología y criterios básicos para la eliminación de documentos. Anexo 13.2













La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central


















El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD para las series y subseries






Aplica metodología y criterios básicos para la eliminación de documentos. Anexo 13.2






El Archivo Central hace la revisión de las series y subseries










-Se realiza la valoración correspondiente, en los términos establecidos en la TRD o TVD o de acuerdo con el procedimiento establecido en la Entidad,

-Aplica metodología y criterios básicos para la selección documental. Anexo 13.3
















El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con valores secundarios al Archivo Histórico, en los términos establecidos en el Anexo 13.1



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