GUÍa del sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente para contratistas






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GUÍA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS




Doc: OAUPE009 Rev. 13 14.02.20

GUÍA DEL SISTEMA DE

SEGURIDAD,

SALUD

OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS

FEBRERO DE 2014

NOTA: El nuevo sistema de calificación publicado y divulgado desde Octubre de 2012 se formaliza con la versión 13 de este documento en donde se incluyen los requerimientos para que las empresas puedan dar cumplimiento al escenario E.

OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS

Doc: OAUPE009 Rev. 13 14.02.20

TABLA DE CONTENIDO

  1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIA

    1. Políticas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente

    2. Elementos Visibles del Compromiso Gerencial

    3. Objetivos y Metas

    4. Recursos

  2. DESARROLLO Y EJECUCION DEL SSOA

    1. Documentación

    2. Requisitos Legales y de otra índole

    3. Funciones y Responsabilidades

    4. Competencias

    5. Capacitación y Entrenamiento

    6. Programa de Inducción y Reinducción en SSOA

    7. Motivación, Comunicación, Participación y Consulta

  3. ADMINISTRACION DEL RIESGO SSOA

    1. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, ASPECTOS AMBIENTALES, VALORACIÓN

Y DETERMINACIÓN DE CONTROL DE RIESGO E IMPACTOS. (GESTIÓN DEL

RIESGO)

3.2. TRATAMIENTO DEL RIESGO

3.2.1. Administración de Contratistas y Proveedores

3.2.2. Visitantes, comunidad y autoridad

3.2.3. Programas de Gestión de Riesgos Prioritarios

3.2.4. Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo

3.2.5. Subprograma de Higiene Industrial

3.2.6. Subprograma de Seguridad Industrial

3.2.7. Planes de Emergencia

3.2.8. Subprograma de Gestión Ambiental

  1. EVALUACION Y MONITOREO

    1. Incidentes (accidentes y casi accidentes) de Trabajo y Ambientales

    2. Auditoría Internas al Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente

    3. Acciones Correctivas y Preventivas

    4. Inspecciones SSOA

    5. Seguimiento a los Requisitos Legales

    6. Medición y Revisión de los Progresos

  2. IMPACTO DE LA ACCIDENTALIDAD EN LA EVALUACION DEL RUC

ANEXOS

GLOSARIO

TERMINOS

SUPLEMENTO NORMATIVO

BIBLIOGRAFIA

Doc: OAUPE009 Rev. 13 14.02.20

OBJETIVOS



  • Establecer requisitos en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para las empresas Contratistas.

  • Suministrar herramientas a los Contratistas para la implementación de un sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente acorde con las exigencias a nivel Legal.

  • Mejorar continuamente la gestión en SSTA de las empresas contratistas, mediante la implementación de las herramientas proporcionadas por el RUC.

  • Salvaguardar el bienestar de los trabajadores, elevar la competitividad, la rentabilidad de las organizaciones.

OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS

Doc: OAUPE009 Rev. 13 14.02.20

ALCANCE

El RUC es un Sistema de evaluación y seguimiento sobre la Gestión del riesgo en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente (SSTA), de acuerdo con las mejores prácticas exigidas por normas legales y sistemas de gestión aplicables contenidos en la “Guía del Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente”, la cual ha sido adoptada por las compañías contratantes como referente del desempeño de las empresas contratistas y sus grupos de interés.

INTRODUCCION

Esta Guía ha sido preparada por el Comité Técnico Operativo del RUC (Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para Contratistas), integrado por representantes de las compañías operadoras, representantes de las grandes contratantes, por representantes de las empresas contratistas y por el Consejo Colombiano de Seguridad, así:

COMPAÑIAS OPERADORAS DEL SECTOR HIDROCARBUROS:

  • EQUION

  • Exxon Mobil - Hocol S.A.

  • Empresa Colombiana de Petróleos – ECOPETROL



GRANDES CONTRATANTES

  • Argos

  • Centrales Eléctricas de Norte de Santander (CENS)

  • Carbones del Cerrejón



EMPRESAS CONTRATISTAS

  • GECOLSA

  • Weatherford



Las empresas contratantes creen firmemente que ese alto desempeño en Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente es sinónimo de calidad y efectividad en la Operación.

Estos factores conducen a salvaguardar el bienestar de los trabajadores, así como también contribuyen a elevar la competitividad y la rentabilidad de las organizaciones.

Principios comunes en este sentido, resultarán en ganancias tanto para operadoras y grandes contratantes como para contratistas y sus grupos de interés.

El objetivo de la Guía es brindar información sobre requisitos legales y de gestión para el manejo del Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente al grupo de contratistas que prestan servicios al Sector Hidrocarburos y otros sectores. Busca facilitar y obtener consistencia en la formulación de estos requisitos por parte de las compañías operadoras y de los grandes contratantes hacia las empresas contratistas durante las licitaciones para la contratación y ejecución de servicios. Igualmente, sobre la base de estos requisitos, las compañías operadoras y las grandes contratantes evaluarán las ofertas y su desempeño.

La estructura de la Guía ha sido elaborada con base en un esquema de gestión con los siguientes elementos:

  • Liderazgo y compromiso gerencial - Desarrollo y ejecución del SSTA.

  • Administración del Riesgo

  • Evaluación y Monitoreo



En el proceso de evaluación, las evidencias de todos los requisitos de la guía tienen en cuenta a todos los trabajadores, independientemente del vínculo de contratación que estos tengan. Incluye subcontratistas, empresas temporales, cooperativas, entre otros.

OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS

Doc: OAUPE009 Rev. 13 14.02.20

El cumplimiento de todos los elementos se validará en campo por medio de la aplicación, conocimiento e interiorización de los trabajadores frente a los numerales de la guía.

De acuerdo con los resultados, seguimientos, evaluaciones, inspecciones, auditoría, las empresas deben realizar el análisis de causas raíz y desarrollar un plan de acción.

1. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE (SSTA)

La gestión en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA), contenida en esta guía tiene como fundamento la Constitución Política de Colombia, la legislación vigente aplicable y las mejores prácticas adoptadas por los sistemas de gestión y estándares internacionales en la materia, las cuales establecen un marco normativo de deberes y derechos que regulan todas las actividades productivas y de servicios. Es aplicable a las compañías contratistas y sus grupos de interés. Este marco normativo también debe ser cumplido por todo empresario que adelante su actividad en el país.

Toda labor desarrollada en la ejecución de un contrato genera situaciones de riesgo, tanto para los trabajadores y otros grupos de interés, como para las instalaciones, la propiedad y el ambiente. Por esta razón, el Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA) define los criterios para gestionar los riesgos en cada actividad.

Estos factores de riesgo pueden exponer a los trabajadores a accidentes de trabajo y enfermedades ocupacionales laborares, daños a la propiedad e instalaciones o impactar negativamente el ambiente.

El punto de partida de la gestión del riesgo es la declaración emitida por la alta dirección del contratista comprometiéndose al desarrollo, implementación y mejora continua, de esta en su trabajo. Esto es: una Política, una organización y los recursos apropiados para llevar a la práctica dicha gestión.

Como cualquier otra actividad del negocio, debe involucrar a todos los niveles de la organización a través de una clara asignación de responsabilidades para las tareas relacionadas con:

Establecimiento y divulgación de políticas, identificación de objetivos y metas, elaboración de diagnóstico de condiciones de trabajo, preparación de normas y procedimientos, programas de entrenamiento, programas de inspección.

Como elemento fundamental para la preparación de las normas y los procedimientos, se debe elaborar la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos por medio del cual se preparará un inventario detallado de los agentes de riesgos a que están expuestos los trabajadores en su labor y los riesgos que sobre el Ambiente generen las actividades a realizar. La efectividad dependerá de la calidad de la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos. Es recomendable que la preparación de estos diagnósticos cuente con la participación del personal expuesto al riesgo y expertos en las diferentes disciplinas de Seguridad, Salud en el Trabajo y en el caso de los riesgos sobre el ambiente se cuente con la participación del equipo de planeación de actividades, expertos en el área ambiental y se tengan presentes los Estudios Ambientales previos, si este último es necesario.

Al igual que otras actividades del negocio, se requiere que la ejecución cuente con una adecuada planeación que indique claramente objetivos, estrategias, metas, sistemas de evaluación, prioridades, personal responsable, fechas de cumplimiento y disponibilidad de recursos. La ejecución debe acompañarse de una apropiada divulgación, motivación y registros.

La efectividad de los programas debe ser medida periódicamente mediante un sistema de evaluación, como por ejemplo, el cumplimiento de las actividades con relación a las

programadas, así como también el logro de las metas. La información resultante de la medición debe ser analizada y debe generar acciones que permitan ajustar los Programas.

La alta gerencia debe examinar la calidad de la gestión y el grado de realización de los Programas mediante inspecciones y/o auditorías periódicas que permitan identificar áreas de mejoramiento.

Esta guía ayuda a identificar la existencia y alcance de las mejores prácticas de las organizaciones en relación con la Seguridad, Salud en el Trabajo y el Ambiente de sus grupos de interés a lo largo del ciclo de vida de sus productos y servicios.

El sistema de SSTA cobija los programas de desarrollo de infraestructuras y servicios de beneficio público.

  1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL



1.1. Política de seguridad, salud en el trabajo y ambiente

Toda empresa contratista, debe demostrar la existencia e implementación de su política de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente. Una política bien formulada debe tener en cuenta los siguientes elementos: • Firma del gerente actual • Compromiso con:

    • La Promoción de la calidad de vida laboral, la prevención de enfermedades ocupacionales, la prevención de los accidentes y daños a la propiedad, así como el impacto socio- ambiental.

    • El Cumplimiento de la legislación Colombiana y otros requisitos que haya suscrito la organización en Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.

    • Mantenimiento y mejoramiento continúo de altos estándares en seguridad, salud en el trabajo y Ambiente.



La empresa debe contar con una política en SSTA que tenga en cuenta a los proveedores, subcontratistas y demás grupos de interés.

La política de SSTA y otras relacionadas debe tener en cuenta las siguientes actividades:

  • Divulgar en diferentes medios de comunicación pertinentes, como por ejemplo programas de inducción y entrenamiento, carteleras, afiches, manuales entre otros.

  • Mantenerlas disponible en los sitios de trabajo.

  • Asegurar su conocimiento por todas las personas que trabajan bajo el control de la organización, incluyendo a las partes interesadas.



Los anteriores aspectos deben ser contemplados para las otras políticas aplicables y las que suscriba la organización, tales como de promoción y prevención de la salud, campañas para prevenir adicciones tales como el tabaquismo, alcohol y sustancias psicoactivas, seguridad vial, transparencia, entre otras.

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la empresa debe en su política SSTA y las otras políticas establecer elementos adicionales, relacionados con el control de los riesgos prioritarios y debe asegurar que los trabajadores y las partes interesadas se encuentran familiarizados con estos elementos y aplican los mecanismos de control.

Debe evaluar el conocimiento e implementación de las políticas de los contratantes.

1.2. Elementos visibles del compromiso gerencial

El cargo más alto de la empresa debe participar en las actividades contempladas en este elemento:

  • Incluir el tema de la Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente e información de las partes interesadas en las reuniones gerenciales, que se llevarán a cabo al menos trimestralmente.

  • Realizar un programa de inspecciones que contemple todos los centros de trabajo para evaluar las condiciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente y se implemente a nivel gerencial. El cargo más alto de la empresa debe participar en la realización de las inspecciones.

  • Revisión por la Gerencia a la implementación del Sistema SSTA con el fin de asegurar su adecuación y efectividad permanente. Es decir la gerencia debe revisar la operación del Sistema de Gestión de SSTA por lo menos una vez al año, para evaluar si está implementado plenamente y sigue siendo apto para cumplir los objetivos y la políticas.



El proceso de revisión de la gerencia debe asegurar que se recoja la información necesaria que le permita llevar a cabo esta evaluación.

La información de entrada para la revisión por la gerencia debe incluir: políticas, objetivos, análisis estadístico de accidentalidad, estado de la investigación de accidentes y casi accidentes, análisis estadístico de enfermedad laboral, revisión del desempeño ambiental de la organización, resultados de la participación y consulta, resultados de la gestión de los aspectos de sostenibilidad de la empresa relevantes en materia de SSTA, resultados de auditorías, estado de las acciones correctivas y preventivas, evaluación del cumplimento de los requisitos legales aplicables y con de otros compromisos que la organización suscriba, cambios en los requisitos legales y de otra índole relacionados con SSTA, recomendaciones para la mejora, resultados de la participación y consultas y, resultados de las revisiones gerenciales anteriores. El análisis de revisión por la gerencia debe estar documentado.

La revisión debe incluir la necesidad de efectuar cambios en el sistema, incluyendo la política y objetivos. Se deben establecer objetivos nuevos o actualizados para el mejoramiento en el nuevo período y considerar si se necesitan cambios para cualquier elemento del sistema de gestión. Los resultados de este análisis se deben documentar y se debe implementar el plan de acción a seguir.

La gerencia debe demostrar el conocimiento de los aspectos relacionados con los elementos visibles del compromiso gerencial.

El resultado de la revisión gerencial debe comunicarse y estar disponible para consulta.

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la gerencia debe demostrar que es proactiva, que lidera la mejora del sistema de gestión, analiza y genera planes de acción que trascienden a las partes interesadas de acuerdo con los resultados de las inspecciones y reuniones gerenciales e impacta el desempeño de la organización.

El proceso de revisión gerencial debe ser un proceso sistemático de mejoramiento de la gestión de acuerdo con los resultados obtenidos en la misma. La gerencia debe demostrar que es proactiva y se debe evidenciar que las mejoras trascienden a las partes interesadas.

La pro actividad de la gerencia se puede evidenciar a través de la Participación en actividades relacionadas con la gestión del sistema tales como: simulacros, capacitaciones, inversión a las propuestas generadas para la gestión del sistema.
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