Dirección de capacitación departamento de capacitacióN






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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS Calzada Roosevelt 13 – 46 zona 7, teléfono 2416-1900 Ext. 1779



RENAP

CURSO DE INDUCCIÓN







DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN
Licda. Gladys Leslybeth Delgado Ramírez Licda. Wendy Carolina Álvarez Aquino

Analista de Recursos Humanos I Capacitadora

Wendy Catalina García Mejía Gerson René Fuentes Aquino

Analista de Recursos Humanos I Capacitador

Luis Francisco García García Ana Elizabeth Marín Alarcón

Analista de Recursos Humanos I Capacitadora

Claudia Lisseth Paiz Paiz Gloria Karina Pineda Gordillo

Analista de Recursos Humanos I Capacitadora

Licda. Gloria Leticia López Icuté Daniela Díaz Méndez de Pacheco

Capacitadora Capacitadora
Licda. María Josefina Sánchez Ávila Licda. Ana Lisset Manchamé Palencia de Argueta

Coordinación de Capacitación Coordinación Escuela Registral
Licda. Pilar Cristina Yela Aguilar de Villatoro

Jefatura de Capacitación

M.A. Nery Estuardo Chinchilla de Paz

Director de Capacitación

INTRODUCCIÓN

La finalidad de la Inducción es brindar información general, amplia y suficiente al colaborador de tal manera que le permita la ubicación en su rol dentro de la institución, esto para fortalecer su sentido de pertenencia y la seguridad para realizar su trabajo de manera autónoma e independiente. Este proceso se divide en dos fases, la primera llamada “Inducción del personal” que se lleva a cabo a través de curso impartido por el personal de la Dirección de Capacitación, teniendo como objetivo fundamental el conocimiento general de las actividades que se realizan en nuestra institución. La otra fase es específicamente para el personal que entre sus funciones debe manejar los sistemas tecnológicos para el registro de personas. Así también dar a conocer el contrato de trabajo.

Se considera necesario inducir al personal de nuevo ingreso directamente en su área, dando a conocer en dónde se ubica en el organigrama general, cuales son las funciones generales y específicas de su área de trabajo, así como las actividades a desempeñar y los medios de comunicación a utilizar, tarea que se llevará a cabo en el lugar de trabajo donde fue asignado o asignada. Eliminando así sensaciones de ansiedad, inquietud y/o temor que comúnmente son generados por no conocer las tareas que a de desempeñar, así como proporcionar las condiciones necesarias para que el equipo de trabajo acepte de manera cálida la integración del nuevo colaborador.


JUSTIFICACIÓN

Una vez que se ha reclutado y seleccionado al colaborador deseado, es necesario orientarlo y capacitarlo, proporcionándole la información y los conocimientos necesarios para que tenga éxito en su nueva posición, aun cuando ya cuente con experiencia en el puesto.

Por definición la socialización laboral es “un proceso mediante el cual el individuo alcanza a apreciar los valores, las competencias, los comportamientos deseables, los conocimientos sociales que son esenciales para asumir un determinado rol laboral, y las actitudes precisas para participar como miembro en las actividades de una organización”.

A través de este proceso el empleado comprende y acepta los valores y las normas que se postulan en una organización. Tiene que haber una coincidencia de los valores de la Institución y del individuo.

La persona busca aceptación, intenta adoptar las pautas de conducta que rigen y trata de tener actitudes favorables hacia las políticas y los niveles de relación entre los jefes y sus equipos de trabajo.

Hablemos de los beneficios que obtenemos al implementar un proceso de inducción:

  • Cuanta más información previa tengan los nuevos colaboradores en relación a la institución, tanto más fácil será el proceso de socialización.

  • Cuanto más se involucre a los nuevos colaboradores en las actividades que van a realizar en la institución, más fácil será su integración y mayor será su compromiso y su rendimiento.



  • Construir un sentimiento de pertenencia y permanencia en la institución.

  • Reforzar el contrato psicológico permitiendo que el empleado forme y tenga parte, tanto de la tarea como del logro de resultados.

  • Reducir la rotación.

  • Ahorrar tiempo a los jefes y compañeros.

  • Mejorar el compromiso del colaborador.

  • Facilitar el aprendizaje.

  • Reducir el estrés y la ansiedad en los nuevos empleados.


¿Qué es La Inducción?

La inducción es el proceso inicial por medio del cual se proporcionará al nuevo empleado la información básica que le permita integrarse rápidamente al lugar de trabajo. Es común que la inducción incluya: Historia y evolución de la institución, su estado actual, misión, visión y objetivos, políticas, Reglamentos, códigos e instrucciones existentes, los valores de la organización, horarios laborales, días de descanso, días de pago, servicios al personal, calidad, servicio al cliente y trabajo en equipo, visitar las instalaciones, programas especiales, servicio de medicina preventiva, entre otros puntos.

Objetivo General:

Establecer la metodología a seguir para ofrecer una adecuada bienvenida al personal de nuevo ingreso, con el propósito de otorgar las bases necesarias al colaborador para desempeñarse de manera idónea en sus funciones y optimizar el tiempo de adaptación a su nueva área de trabajo

Objetivos Específicos:

  • Determinar cada uno de los módulos necesarios para inducir al nuevo colaborador en el área de trabajo.

  • Crear un ambiente de trabajo adecuado, tanto para el grupo actual como para la persona que se integra.

  • Impulsar la profesionalización de cada una de las actividades desarrolladas en la Institución.

  • Mejorar los procesos de comunicación.

  • Reducir la probabilidad de errores administrativos u operativos dentro de las actividades desempeñadas por el nuevo integrante.

Fases de un programa de Inducción

Las fases del diseño del programa de inducción son: objetivo, contenidos referidos a la institución, evaluación y seguimiento. Hago hincapié en el seguimiento ya que de esta manera nos garantizamos de recibir una realimentación por parte del nuevo empleado y hacer las mejoras o ajustes pertinentes del programa.

Es importante también que el jefe inmediato tenga una entrevista con el nuevo empleado, verificando la comprensión de la inducción y aclarando los puntos que quedaron poco claros. Esta instancia facilita la descripción de tareas, los objetivos del puesto y del área, la relación con otros puestos, la presentación a compañeros o equipo de trabajo, y el sistema de evaluación de desempeño.

Por último, recordemos que este proceso de orientación facilita la adaptación al equipo de trabajo, y el colaborador siente seguridad de trabajar en la institución y el ánimo de continuar trabajando en la misma. El curso de inducción propuesto estará conformado por módulos, en estos estará incluida toda la temática propuesta.

MÓDULOS:

  1. Introducción a la Función Pública

  1. Presentación Institucional: El Registro Nacional de las Personas

  2. Reglamento Interno de Trabajo

  3. Imagen institucional

II. El Documento Personal de Identificación

III. El Sub-registro

IV. El Servicio y Atención al usuario

  1. Valores Institucionales



  1. Actitud

c. Trabajo en Equipo

V. Ley del Registro Nacional de las Personas

VI. Manejo de caja chica

VII. Conceptos y Aspectos legales de las inscripciones en el Registro Nacional de las Personas

VIII. Sistemas Informáticos

  1. SIBIO

  2. SIRECI


DESARROLLO DEL CONTENIDO

MÓDULO I:

  1. Presentación Institucional: El Registro Nacional de las Personas (RENAP)

  2. Introducción a la Función Pública


  1. Presentación Institucional: El Registro Nacional de las Personas (RENAP)

El Registro Nacional de las Personas –RENAP- es una Institución creada por el Decreto 90-2005 que entró en vigencia en febrero de 2006. Es una entidad del Estado de Guatemala de carácter Autónomo, de Derecho Público, con Personalidad Jurídica, patrimonio propio y plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones encargada de organizar y mantener el registro único de identificación de las personas naturales, inscribir los hechos y actos relativos a su estado civil, capacidad civil y demás datos de identificación desde su nacimiento hasta la muerte, así como la emisión del Documento Personal de Identificación DPI.

El RENAP se crea como parte del compromiso de modernización del sistema electoral, específicamente en el tema de documentación establecido en los Acuerdos de Paz. También surge debido a una reforma que sufrió la Ley Electoral y de Partidos Políticos en el año 2004, donde se ordenó la creación de una entidad autónoma encargada de emitir y administrar el Documento Personal de Identificación.

RENAP nace también por la necesidad de tener una normativa jurídica que regule lo relativo a la documentación personal, para unificar los criterios registrales a nivel nacional y para adaptar el área de registro a los avances tecnológicos con los que se cuentan hoy en día.

Existen varias leyes que se relacionan de forma directa e indirecta con las funciones de la Institución como las siguientes:

  • Constitución Política de la República

  • Decreto Ley 106 – Código Civil

  • Decreto Ley 107 – Código Procesal Civil y Mercantil

  • Decreto Ley 206 – Ley de Tribunales de Familia

  • Decreto 206 – Ley del Organismo Judicial

  • Decreto 54-77 – Ley Reguladora de Tramitación Notarial en Asuntos de Jurisdicción Voluntaria

  • Decreto 77-2007 – Ley de Adopciones

  • Decreto 27-2003 – Ley de Protección Integral de la Niñez y Adolescencia

  • Acuerdo del Directorio 176-2008 – Reglamento de Inscripciones del Registro Civil de las Personas

  • Decreto 12-2010 – Ley Temporal para Reposiciones en el Registro Nacional de las Personas

Contamos con más de 400 sedes a nivel nacional, ubicadas en todos los departamentos y municipios de la República así como en distintos hospitales, para de esta manera brindar un servicio descentralizado que facilite la atención a la población guatemalteca.

Un equipo de aproximadamente 3800 trabajadores altamente calificados en sus áreas específicas, identificados y comprometidos conforma la familia RENAP.

RENAP está integrado por distintas Direcciones que tienen a su cargo funciones específicas, todas ellas enfocadas al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. A continuación le presentamos cada una de ellas:

Dirección Ejecutiva: es la encargada de velar por el cumplimiento de los objetivos de la Institución, la conforman varias unidades: Coordinación de Relaciones Públicas, Unidad de Asuntos Internos, Coordinación Interinstitucional, Unidad de Depuración y Control de Calidad; y, la Unidad de Acceso a la Información Pública.

Secretaría General: es la Dirección encargada de coordinar la conservación y custodia de la memoria institucional, certificar la información, realizar notificaciones y/o diligencias y asesorar en las actuaciones jurídicas del RENAP.

Dirección de Planificación Institucional: es la encargada de coordinar y supervisar el proceso de planificación estratégica y operativa institucional, realizar el monitoreo y evaluación de las metas establecidas en los planes de trabajo, la gestión de cooperación institucional y la elaboración e implementación de manuales administrativos.

Dirección Administrativa: está a cargo de la organización y ejecución de todas las actividades administrativas de la Institución.

Dirección de Capacitación: es la dependencia del RENAP encargada de capacitar a todo el personal, sin excepción. La capacitación y actualización permanente es la función primordial de esta Dirección, velar por la contratación oportuna que complete el perfil para un desarrollo eficiente de las actividades que le competen, mantener un control adecuado del personal de la Institución así como velar por las prestaciones que les corresponden de los mismos.

Dirección de Presupuesto: es la encargada de coordinar los sistemas de presupuesto y racionalización del gasto, monitorear y evaluar la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos. Deberá monitorear las políticas financieras de la Institución y los controles presupuestos necesarios para el manejo de los fondos provenientes del Estado, privativas y otras fuentes del presupuesto asignado conforme a los lineamientos establecidos legalmente y por los cooperantes. Es también la encargada de la programación, registro y pago del presupuesto institucional de ingresos y egresos para cada ejercicio fiscal.

Dirección de Gestión y Control Interno: es la encargada de examinar y evaluar de forma permanente y objetiva las operaciones y estructura de control interno del RENAP, con el propósito de identificar posibles áreas de riesgo y proponer alternativas para mejorar su control, asegurar la transparencia de los procedimientos, promover la calidad y eficiencia de las operaciones de acuerdo con las normas técnicas y otras disposiciones emitidas por la Contraloría General de Cuentas que incluya el análisis de las operaciones contables, financieras, administrativas, de informática y de otra naturaleza afín.

Dirección de Asesoría Legal: la Dirección de Asesoría Legal DAL fue creada a través de la Ley del Registro Nacional de las Personas, Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala y es la encargada de brindar asesoría en materia de su competencia a todos los órganos del RENAP y se regirá por el reglamento respectivo. La DAL, como una Dirección de apoyo, debe asesorar a los distintos órganos de la Institución mediante los diversos requerimientos solicitados, proporcionando orientación legal a las mismas, lo cual es indispensable para la legitimidad de las diversas actuaciones y procesos que se llevan a cabo en la Institución.

Dirección de Informática y Estadística: es la encargada de garantizar el funcionamiento de las herramientas informáticas, desarrollo de aplicaciones administrativas, técnicas y financieras que faciliten el trabajo de las distintas Direcciones, asimismo brinda mantenimiento adecuado a la infraestructura tecnológica de las sedes y realizar el mantenimiento a la base de datos del Sistema de Registro Civil SIRECI y Sistema Biométrico SIBIO utilizados en las distintas sedes.
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